Là một chủ doanh nghiệp nhỏ hay một hộ kinh doanh cá thể, bạn hiểu rằng việc nắm vững các quy định về thuế không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là chìa khóa để vận hành doanh nghiệp một cách trơn tru và bền vững. Trong muôn vàn loại thuế, thuế Giá trị gia tăng (GTGT) luôn là một trong những nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Một tờ khai thuế GTGT được lập đúng không chỉ giúp bạn tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa được các khoản khấu trừ, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Bài viết này sẽ đồng hành cùng bạn, từng bước một, để làm chủ quy trình lập tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT trên phần mềm HTKK một cách bài bản và tự tin nhất.
Hiểu Về Tờ Khai Thuế GTGT Mẫu 01/GTGT Và Các Bước Chuẩn Bị
Tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT là mẫu tờ khai áp dụng cho các doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đây là phương pháp phổ biến nhất, cho phép doanh nghiệp được khấu trừ số thuế GTGT đầu vào khỏi số thuế GTGT đầu ra phải nộp.
Trước khi bắt tay vào lập tờ khai, hãy đảm bảo bạn đã có đầy đủ:
- Toàn bộ hóa đơn GTGT đầu ra đã phát hành trong kỳ kê khai.
- Toàn bộ hóa đơn GTGT đầu vào có đủ điều kiện khấu trừ trong kỳ.
- Phần mềm HTKK mới nhất đã được cập nhật từ trang web chính thức của Tổng cục Thuế.
- Chứng thư số (Token) còn hiệu lực để ký và nộp tờ khai qua mạng.
Một mẹo nhỏ cho bạn: Hãy lập một bảng kê Excel tổng hợp toàn bộ hóa đơn đầu vào và đầu ra theo từng loại thuế suất (0%, 5%, 8%, 10%, không chịu thuế) trước khi nhập liệu vào HTKK. Việc này giúp bạn kiểm soát số liệu chặt chẽ và hạn chế tối đa sai sót.
Hướng Dẫn Chi Tiết Các Bước Lập Tờ Khai Trên Phần Mềm HTKK
Bước 1: Đăng Nhập Và Lựa Chọn Mẫu Tờ Khai
- Khởi động phần mềm HTKK và đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký.
- Từ menu chính, chọn “Khai thuế” -> “Thuế giá trị gia tăng”.
- Chọn mẫu tờ khai: “Tờ khai thuế GTGT (01/GTGT)(TT80/2021)”.
Bước 2: Thiết Lập Thông Tin Chung Cho Kỳ Kê Khai
Đây là bước quan trọng để xác định chính xác kỳ tính thuế và loại hình kê khai.
- Kỳ kê khai: Chọn kỳ tính thuế (tháng/quý) và năm tương ứng. Lưu ý, việc kê khai theo tháng hay quý phụ thuộc vào tổng doanh thu năm trước liền kề của doanh nghiệp.
Doanh thu ≤ 50 tỷ đồng: Được khai theo quý. | Doanh thu > 50 tỷ đồng: Phải khai theo tháng. - Trạng thái tờ khai: Chọn “Lần đầu” nếu đây là lần nộp tờ khai cho kỳ này. Chọn “Bổ sung” nếu bạn đang điều chỉnh, bổ sung cho một tờ khai đã nộp trước đó.
- Danh mục ngành nghề: Phần mềm thường mặc định là “Hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường”. Nếu doanh nghiệp bạn thuộc các lĩnh vực đặc thù (như xổ số, dầu khí…), hãy chọn lại cho phù hợp.
- Phụ lục đính kèm: Tích chọn các phụ lục nếu có phát sinh. Đặc biệt lưu ý phụ lục “PL 142/2024/QH15-174/2024/QH15-204/2025/QH15” nếu doanh nghiệp có mua/bán các mặt hàng được giảm thuế GTGT theo chính sách mới.
Sau khi thiết lập xong, bấm “Đồng ý” để phần mềm hiển thị mẫu tờ khai đầy đủ.
Bước 3: Lập Phụ Lục Giảm Thuế GTGT (Nếu Có)
Nếu bạn đã tích chọn phụ lục giảm thuế ở bước trên, hãy thực hiện kê khai chi tiết:
- Mục I: Dành cho hàng hóa, dịch vụ MUA VÀO được giảm thuế.
- Mục II: Dành cho hàng hóa, dịch vụ BÁN RA được giảm thuế.
- Bạn chỉ cần nhập liệu vào Cột 2 (Tên hàng hóa, dịch vụ) và Cột 3 (Giá trị chưa có thuế GTGT). Các cột còn lại phần mềm sẽ tự động tính toán.
- Bạn có thể nhập trực tiếp trên HTKK hoặc tải file Excel mẫu về, điền thông tin và tải ngược lên phần mềm.
Lưu ý quan trọng: Nếu trong kỳ không có phát sinh hàng hóa, dịch vụ bán ra được giảm thuế, bạn không cần tích chọn phụ lục này. Nếu đã lỡ tích, hãy vào tab của phụ lục và bấm nút “Xóa” để tránh bị lỗi khi kết xuất tờ khai.
Bước 4: Hoàn Thiện Các Chỉ Tiêu Trên Tờ Khai Chính
Đây là phần trọng tâm, nơi bạn phản ánh toàn bộ số liệu phát sinh trong kỳ.
Phần I: Hàng Hóa, Dịch Vụ Mua Vào Trong Kỳ
- Chỉ tiêu [23] & [24]: Tổng giá trị và thuế GTGT của toàn bộ hàng hóa, dịch vụ mua vào trong kỳ (đã bao gồm cả hóa đơn nhập khẩu).
- Chỉ tiêu [25] – Thuế GTGT được khấu trừ: Đây là chỉ tiêu then chốt. Bạn chỉ được phép kê khai vào đây số thuế GTGT đầu vào đủ điều kiện khấu trừ theo quy định.
Ví dụ: Mua ô tô 7 chỗ (trừ một số ngành đặc thù) chỉ được khấu trừ 80% số thuế GTGT. Phần 20% còn lại không được kê vào chỉ tiêu [25].
Đối với doanh nghiệp kinh doanh cả hàng hóa chịu thuế và không chịu thuế GTGT, số thuế đầu vào dùng chung phải được phân bổ theo tỷ lệ doanh thu:
Thuế GTGT được khấu trừ = (Doanh thu chịu thuế GTGT / Tổng doanh thu) x Thuế GTGT đầu vào dùng chung
Phần II: Hàng Hóa, Dịch Vụ Bán Ra Trong Kỳ
- Chỉ tiêu [26]: Tổng doanh thu bán ra không chịu thuế GTGT.
- Chỉ tiêu [27] & [28]: Tổng doanh thu và thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế GTGT.
- Chỉ tiêu [29], [30], [32]: Lần lượt là doanh thu bán ra áp dụng thuế suất 0%, 5%, 10% (và cả 8% đối với hàng hóa được giảm thuế).
- Chỉ tiêu [31], [33]: Thuế GTGT tương ứng với các mức thuế suất 5% và 10%. Phần mềm sẽ tự tính:
[31] = [30] x 5%và[33] = [32] x 10%.
Đối với hàng hóa được giảm thuế, phần mềm HTKK sẽ tự động trừ đi phần thuế được giảm khi tính ra chỉ tiêu [33]. Bạn không cần phải thực hiện thao tác thủ công nào.
Phần III, IV, V, VI: Xác Định Số Thuế Phải Nộp
Phần mềm sẽ tự động tổng hợp và tính toán các chỉ tiêu quan trọng dựa trên số liệu bạn đã nhập:
- [36] Thuế GTGT phát sinh trong kỳ = [28] – [25]
- [40] Thuế GTGT còn phải nộp = ([36] – [22] + [37] – [38] – [39a]) (nếu kết quả ≥ 0)
- [43] Thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau = ([36] – [22] + [37] – [38] – [39a]) (nếu kết quả ≤ 0)
Chỉ tiêu [22] là số thuế được khấu trừ chuyển từ kỳ trước (chính là chỉ tiêu [43] của tờ khai kỳ trước). Phần mềm thường tự động chuyển số liệu này.
Bước 5: Kiểm Tra, Ký Số Và Nộp Tờ Khai
- Sau khi nhập đầy đủ số liệu, hãy bấm nút “Ghi” để phần mềm kiểm tra tính hợp lệ của tờ khai. Nếu có lỗi, phần mềm sẽ thông báo để bạn điều chỉnh.
- Khi tờ khai đã hoàn chỉnh, thực hiện ký số bằng chứng thư số (Token) của doanh nghiệp.
- Kết xuất tờ khai ra file định dạng .XML và nộp lên cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Hạn nộp:
Kê khai theo tháng: Chậm nhất là ngày 20 của tháng sau.Kê khai theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên quý sau (Ví dụ: Hạn nộp tờ khai quý 3/2025 là 31/10/2025).
Nếu có số thuế phải nộp (chỉ tiêu [40] > 0), hãy thực hiện nộp tiền thuế đúng hạn thông qua ngân hàng thương mại hoặc Cổng dịch vụ công quốc gia để tránh bị xử phạt về nộp chậm.
Lời Kết
Việc lập tờ khai thuế GTGT tưởng chừng phức tạp, nhưng khi đã nắm vững nguyên tắc và từng bước thực hiện một cách cẩn trọng, bạn hoàn toàn có thể làm chủ nó. Một bộ hồ sơ kê khai thuế minh bạch, chính xác không chỉ là tấm vé thông hành giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động đúng luật, mà còn là cơ sở vững chắc để phân tích tài chính, đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt. Hãy xem đây là một phần không thể tách rời của hành trình xây dựng một doanh nghiệp vững mạnh và có trách nhiệm.
Hành trình tuân thủ thuế khó khăn, nhưng bạn không cần đi một mình. Hãy luôn cập nhật những thông tin mới nhất và các tư vấn giá trị từ các chuyên gia tại website Kế toán Thuế Online và Facebook KTO để luôn tự tin và làm chủ nghiệp vụ của mình.
Nguồn tham khảo:
- Thông tư 80/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính.
- Nghị định 126/2020/NĐ-CP của Chính phủ.
- Nghị định 174/2025/NĐ-CP quy định chính sách giảm thuế GTGT.
- Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế.