Trải nghiệm của mỗi doanh nghiệp vừa và nhỏ, hay từng hộ kinh doanh cá thể ở Việt Nam, thực sự là hành trình không hề ngắn – từ lúc ấp ủ ý tưởng, lăn lộn ngoài thị trường cho đến khi dần lớn mạnh, đóng góp vào nguồn lực chung của đất nước. Tuy nhiên, trên hành trình ấy, không ít chủ hộ, doanh nhân cá thể còn khá bỡ ngỡ về những quy định, thủ tục pháp lý, đặc biệt là vấn đề đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế. Điều này dễ dẫn tới tình trạng vi phạm ngoài ý muốn, kéo theo những nguy cơ bị xử phạt không mong muốn. Hiểu rõ về mức xử phạt và các tình huống thường gặp giúp chúng ta chủ động phòng tránh, đảm bảo hoạt động kinh doanh bền vững, an toàn và hợp pháp.
Lý do hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải nắm vững quy định pháp luật
Bất kỳ tổ chức, cá nhân nào tham gia kinh doanh tại Việt Nam, dù quy mô lớn hay nhỏ, đều phải tuân thủ hệ thống pháp luật liên quan, trong đó có luật về đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế. Nội dung các quy định này không chỉ là rào cản – chúng còn là hàng rào bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người kinh doanh, đồng thời giúp nhà nước quản lý, phát triển kinh tế công bằng, minh bạch.
- Giảm thiểu rủi ro pháp lý: Việc chủ động thực hiện đúng quy định sẽ giúp hạn chế tối đa xử phạt hành chính, truy thu thuế, hoặc rủi ro hình sự.
- Xây dựng uy tín kinh doanh: Kinh doanh hợp pháp tăng niềm tin từ đối tác, khách hàng, ngân hàng.
- Cơ hội mở rộng: Khi đã đảm bảo hồ sơ pháp lý bài bản, việc tiếp cận các chương trình hỗ trợ, giải ngân vốn vay, hoặc tham gia đấu thầu… sẽ suôn sẻ hơn rất nhiều.
“Doanh nghiệp nhỏ không được phép nhỏ trong suy nghĩ – càng cần chủ động học hỏi, cập nhật pháp luật để không bị động trước biến động thị trường và chính sách.”
Các hành vi vi phạm điển hình về đăng ký kinh doanh và mức xử phạt (Theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP)
1. Vi phạm về đăng ký hộ kinh doanh
Theo quy định tại Điều 62 Nghị định số 122/2021/NĐ-CP ngày 28/12/2021, những hành vi sau sẽ bị xử phạt từ 5 triệu – 10 triệu đồng:
- Cá nhân, thành viên hộ gia đình đăng ký nhiều hơn một hộ kinh doanh riêng biệt.
- Người không đủ điều kiện (ví dụ: cán bộ, công chức, sĩ quan quân đội…) nhưng vẫn thành lập hộ kinh doanh.
- Không thực hiện đăng ký thành lập hộ kinh doanh trong những trường hợp bắt buộc.
- Không thông báo thay đổi nội dung trên giấy chứng nhận hộ kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày thay đổi.
Mẹo nhỏ: Để tránh sai sót này, hãy kiểm tra thật kỹ quy định về điều kiện đăng ký cũng như cập nhật thông tin hộ kinh doanh kịp thời!
2. Vi phạm nghiêm trọng hơn về đăng ký kinh doanh
Bạn sẽ phải đối mặt với mức phạt từ 10 triệu – 20 triệu đồng trong các trường hợp:
- Khai báo không trung thực, không chính xác trong hồ sơ đăng ký hoặc thay đổi đăng ký hộ kinh doanh.
- Vẫn kinh doanh ngành nghề có điều kiện khi cơ quan chức năng đã yêu cầu tạm ngừng.
Lưu ý: Nếu còn kéo theo vi phạm pháp luật về thuế, mức phạt sẽ cộng thêm theo quy định về thuế!
“Chỉ một phút thiếu tập trung, chủ quan với thủ tục giấy tờ có thể khiến bạn mất cả tháng giải trình, thậm chí đình trệ hoạt động kinh doanh. Chi phí tuân thủ nhỏ hơn rất nhiều so với chi phí khắc phục rủi ro pháp lý.”
Vi phạm về đăng ký thuế: Phổ biến và… hay bị bỏ qua nhất!
Không ít hộ kinh doanh lẫn doanh nghiệp nhỏ xem nhẹ hoặc chậm trễ trong việc đăng ký mã số thuế, thông báo tạm ngừng hoặc tiếp tục kinh doanh. Tuy nhiên, luật quy định rất rõ các mức phạt cụ thể:
1. Xử phạt hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thuế (Nghị định 125/2020/NĐ-CP)
- Cảnh cáo: Nếu chậm đăng ký thuế, hoặc thông báo tạm ngừng, tiếp tục kinh doanh quá hạn quy định từ 1 đến 10 ngày (và có tình tiết giảm nhẹ).
- Phạt tiền từ 1 triệu – 2 triệu đồng: Nếu chậm từ 1 – 30 ngày (không rơi vào trường hợp trên), hoặc không thông báo tạm ngừng kinh doanh.
- Phạt tiền từ 3 triệu – 6 triệu đồng: Nếu chậm từ 31 – 90 ngày.
- Phạt tiền từ 6 triệu – 10 triệu đồng: Nếu chậm trên 91 ngày, hoặc không thông báo tiếp tục hoạt động kinh doanh dù không phát sinh thuế phải nộp.
Bí quyết thực tế: Hãy xây dựng quy trình nhắc nhở nội bộ về hạn đăng ký hồ sơ, sử dụng phần mềm nhắc việc hoặc nhờ tư vấn hỗ trợ nếu quy mô còn nhỏ, chưa “quen tay” với các thủ tục hành chính!
2. Vi phạm về khai thuế, trốn thuế (Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP)
Hành vi cố tình trốn thuế, hoặc chậm nộp hồ sơ khai thuế trên 90 ngày sẽ bị xử phạt nghiêm khắc, được tính theo số lần/số tiền thuế trốn:
- Phạt 1 lần số thuế trốn: Khi có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt 1,5 lần số thuế trốn: Nếu không có tình tiết tăng nặng hoặc giảm nhẹ.
- Phạt 2 lần số thuế trốn: Khi vi phạm đi kèm một tình tiết tăng nặng.
- Phạt 2,5 lần hoặc 3 lần số thuế trốn: Khi có hai hoặc ba tình tiết tăng nặng trở lên.
“Trốn thuế có thể là ‘đường tắt’ dễ đi, nhưng hậu quả dây dưa về sau có thể khiến doanh nghiệp mất tài sản, mất vị thế trên thương trường, thậm chí mất cả tự do.”
Khi nào vi phạm về thuế bị truy cứu trách nhiệm hình sự?
Đa phần các hành vi vi phạm sẽ chỉ xử phạt hành chính. Tuy nhiên, trong các tình huống nghiêm trọng, cá nhân/hộ kinh doanh còn có thể bị xử lý hình sự theo Điều 200 Bộ luật Hình sự số 100/2015/QH13 với các căn cứ sau:
- Số tiền trốn thuế từ 100 triệu – dưới 300 triệu đồng, hoặc dưới 100 triệu đồng nhưng đã bị xử phạt/tiền án về hành vi trốn thuế mà tái phạm.
- Số tiền trốn thuế từ 300 triệu – dưới 1 tỷ đồng, có tổ chức, lợi dụng chức vụ quyền hạn, phạm tội nhiều lần.
- Trên 1 tỷ đồng: Mức xử lý đặc biệt nghiêm khắc.
Các hình thức xử phạt có thể bao gồm:
- Phạt tiền từ 100 triệu đồng đến nhiều tỷ đồng, tùy mức độ.
- Phạt tù từ 3 tháng đến 7 năm, dựa trên tình tiết và giá trị trốn thuế.
- Hình phạt bổ sung: cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm kinh doanh ngành nghề liên quan, tịch thu tài sản.
Một số hành vi dẫn đến truy cứu hình sự phổ biến:
- Không nộp hồ sơ đăng ký/kê khai thuế, nộp không đúng thời hạn.
- Không ghi chép doanh thu vào sổ sách.
- Không xuất hóa đơn hoặc ghi hóa đơn thấp hơn giá trị thực tế giao dịch.
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp để giảm số thuế phải nộp.
- Dùng chứng từ không hợp pháp để xác định sai nghĩa vụ thuế.
Chuyên gia lưu ý: “Dù chỉ là hộ kinh doanh cá thể hoặc doanh nghiệp quy mô nhỏ, bạn vẫn cần chú trọng xây dựng hệ thống sổ sách kế toán tối thiểu, lưu trữ hóa đơn chứng từ, phối hợp tốt với kế toán để hạn chế sai sót và rủi ro pháp lý.”
Một số kinh nghiệm, mẹo nhỏ phòng tránh rủi ro bị xử phạt
- Luôn ý thức rằng đăng ký, khai báo đầy đủ thông tin là trách nhiệm pháp lý bắt buộc – không chỉ “cho có”, mà là nền tảng kinh doanh bền vững.
- Cập nhật kịp thời khi có thay đổi (về ngành nghề, người đại diện, địa chỉ,…) với cơ quan quản lý.
- Lưu trữ chứng từ, sổ sách hợp lý: Những giấy tờ tưởng “bé nhỏ” như hóa đơn, phiếu thu – chi, hợp đồng… là vũ khí bảo vệ bạn khi cần giải trình với cơ quan chức năng.
- Chủ động nhờ hỗ trợ từ tư vấn chuyên nghiệp ngay khi có vướng mắc, đừng ngại hỏi kế toán, luật sư, hoặc thuê dịch vụ bên ngoài để đảm bảo mọi thủ tục đúng chuẩn.
- Xây dựng quy trình nội bộ nhắc việc: Cài đặt nhắc hẹn qua điện thoại, Google Calendar, Trello… hoặc giao trách nhiệm cụ thể cho nhân viên, bạn sẽ không còn quên hạn khai báo, đăng ký nữa.
- Thường xuyên theo dõi kênh thông tin chính thức để cập nhật quy định mới – đặc biệt giai đoạn chuyển đổi số, kinh doanh online, các quy định thường xuyên thay đổi!
Mẹo nhanh: Hãy soạn sẵn bộ giấy tờ “bắt buộc phải có” cho hộ kinh doanh, luôn đặt trong kệ văn phòng, định kỳ đối chiếu với danh mục của cơ quan quản lý ngành!
Một vài so sánh để bạn dễ hình dung giá trị của tuân thủ pháp luật
- Nỗi lo ngại việc “làm đúng thủ tục hơi mất thời gian, tốn chi phí” hoàn toàn không so sánh được với tổn thất do bị phạt (vài triệu đến hàng chục triệu đồng, thậm chí truy cứu hình sự!), hay phải tạm dừng kinh doanh chờ giải trình.
- Việc ghi chép sổ sách, xuất hóa đơn, lưu các bằng chứng giao dịch giúp bạn bảo vệ quyền lợi khi có tranh chấp hoặc cần vay vốn, mở rộng kinh doanh mà ngân hàng cần xem xét lịch sử hoạt động minh bạch.
- Hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh tuân thủ tốt luôn có uy tín, được cộng đồng và đối tác tôn trọng, dễ hợp tác, phát triển lâu dài.
Bạn có biết? Không ít hộ kinh doanh “ăn nên làm ra” nhờ những bí quyết… rất đơn giản:
- Luôn tự giác cập nhật kiến thức – thay vì “mù mờ” chờ đến lúc bị kiểm tra mới cuống cuồng.
- Xây dựng mối liên hệ thân thiện với cơ quan thuế địa phương: Đặt câu hỏi, xin hướng dẫn, chủ động báo cáo kịp thời đều được đánh giá rất tích cực!
- Khai báo trung thực và đúng bản chất giao dịch: Không “lách luật”, không khai gian, không dùng hóa đơn không hợp pháp.
- Hợp tác với kế toán viên có uy tín để thường xuyên kiểm tra, rà soát lại hồ sơ, giúp phòng ngừa lỗi nhỏ từ sớm.
Bạn có thể tham khảo – cập nhật tin tức, quy định mới nhất ở đâu?
Song song với việc chủ động tra cứu Nghị định, Thông tư, văn bản pháp luật, các doanh nghiệp/hộ kinh doanh nên lựa chọn theo dõi các chuyên trang, kênh tư vấn uy tín, nhằm không bỏ sót quy định mới tác động trực tiếp.
Bạn hãy theo dõi các thông tin mới nhất và các tư vấn giá trị từ KTO tại website Kế toán Thuế Online và Facebook KTO để luôn được cập nhật, hỗ trợ kịp thời trong từng tình huống thực tế.
Kết lại: Hành trình kinh doanh lương thiện và bền vững bắt đầu từ việc “nắm chắc” pháp luật!
Thực thi đầy đủ các nghĩa vụ đăng ký kinh doanh, khai báo và nộp thuế không chỉ là trách nhiệm mà còn là “tấm khiên” vững chãi giúp doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ hay từng hộ kinh doanh cá thể an tâm phát triển trên chặng đường dài. Khi chính sách ngày càng bình đẳng, môi trường cạnh tranh ngày càng minh bạch, thì mọi chủ động tuân thủ đều giúp bạn đến gần hơn với thành công, tránh được vướng mắc pháp lý không mong muốn.
Chặng đường khởi sự và vận hành doanh nghiệp chưa bao giờ là dễ dàng, nhưng bạn hoàn toàn có thể chủ động giảm thiểu “chông gai” bằng cách cập nhật kịp thời thông tin pháp luật, trò chuyện nhiều hơn với đơn vị tư vấn và cơ quan chức năng. Dù hiện tại vẫn còn khó khăn, hãy vững tin rằng tương lai sẽ rộng mở cho những ai kiên trì, bền bỉ tuân thủ luật pháp, làm ăn minh bạch.
Nếu có băn khoăn, vướng mắc về thủ tục thuế, đăng ký kinh doanh – đừng ngần ngại kết nối với đội ngũ chuyên gia của các cơ quan, hoặc tìm đọc thêm các bài phân tích, hướng dẫn thực tế tại các kênh thông tin uy tín như Kế toán Thuế Online (KTO). Mỗi câu hỏi của bạn sẽ được đồng hành, chắt lọc thành bài học quý cho con đường phát triển doanh nghiệp Việt vững mạnh, bền lâu.
Nguồn tham khảo hữu ích
- Nghị định số 122/2021/NĐ-CP của Chính phủ.
- Nghị định số 125/2020/NĐ-CP về xử phạt hành chính trong lĩnh vực thuế.
- Bộ luật Hình sự số 100/2015/QH13, Điều 200.
- Báo Điện tử Chính phủ: https://baochinhphu.vn/.
- Chuyên trang Kế toán Thuế Online (KTO): ketoanthueonline.com.