Trong bối cảnh chuyển đổi số đang trở thành xu hướng tất yếu và cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc cập nhật các chính sách về hóa đơn điện tử, chứng từ và quản lý thuế là điều doanh nghiệp không thể lơ là. Năm 2025, một thay đổi quan trọng đã chính thức được ban hành: Nghị định số 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Những điều chỉnh, bổ sung mới này không chỉ tạo thuận lợi cho người nộp thuế mà còn góp phần hiện đại hóa công tác quản lý, minh bạch hóa hoạt động kinh doanh nói chung. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh cá thể, sự chủ động cập nhật và thực thi đúng quy định sẽ là một bước đệm vững chắc để phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh mới.
Tổng quan về Nghị định số 70/2025/NĐ-CP và các điểm mới nổi bật
Nghị định số 70/2025/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 20/03/2025 là văn bản pháp lý quan trọng, có hiệu lực từ ngày 01/06/2025, nhằm sửa đổi, bổ sung tới 40/61 điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP trước đó về hóa đơn và chứng từ. Các điểm mới này tập trung vào việc:
- Làm rõ và mở rộng đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử cho cả doanh nghiệp, cá nhân trong nước và nhà cung cấp nước ngoài không có hiện diện thương mại tại Việt Nam.
- Đơn giản hóa quy trình lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ giúp DN dễ thực thi và giảm chi phí tuân thủ.
- Đẩy mạnh chuyển đổi số, tích hợp chương trình khuyến khích lấy hóa đơn tăng ý thức cộng đồng.
- Bổ sung nhiều quy định chi tiết về thời điểm lập hóa đơn, loại hóa đơn mới như hóa đơn thương mại điện tử…
- Quy định rõ trách nhiệm, quyền lợi của các bên liên quan, từ người bán, người mua, tổ chức trung gian đến cơ quan quản lý nhà nước.
“Hệ thống hóa đơn, chứng từ minh bạch là nền tảng cho việc quản lý tài chính doanh nghiệp chuyên nghiệp, bền vững cũng như góp phần xây dựng môi trường kinh doanh lành mạnh.” – Chuyên gia Tư vấn Kế toán & Thuế
1. Những thay đổi quan trọng về hóa đơn điện tử và chứng từ
1.1. Rộng đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử
- Bổ sung đối tượng là nhà cung cấp nước ngoài (không có cơ sở thường trú tại Việt Nam) nhưng hoạt động thương mại điện tử, dịch vụ nền tảng số… được đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được chủ động ủy quyền cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử (mở rộng so với trước đây chỉ áp dụng cho doanh nghiệp, tổ chức).
- Điều này tạo thuận lợi lớn cho DN vừa và nhỏ khi chưa đủ nhân sự, chuyên môn để vận hành hệ thống hóa đơn điện tử nội bộ.
1.2. Nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ
- Phát sinh bắt buộc lập hóa đơn trong nhiều trường hợp, đặc biệt những tình huống được quy định rõ tại Điều 19.
- Đẩy mạnh chương trình khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn như các hình thức tích điểm, tham gia dự thưởng, hóa đơn may mắn,… để nâng cao trách nhiệm cộng đồng.
- Cơ chế này có thể giúp DN độc lập chủ động truyền thông tới khách hàng vừa tăng uy tín vừa phù hợp chính sách thuế mới.
- Hỗ trợ chuyển đổi số: tích hợp biên lai thu phí và hóa đơn điện tử trên cùng định dạng, rất tiện lợi.
2. Bổ sung, làm rõ thêm các loại hóa đơn & chứng từ
2.1. Loại hóa đơn mới & đặc thù
- Doanh nghiệp chế xuất: Nếu kinh doanh ngoài thuần xuất nhập, tùy vào phương pháp kê khai thuế sẽ sử dụng loại hóa đơn phù hợp (bán hàng hoặc giá trị gia tăng).
- Hóa đơn thương mại điện tử: Áp dụng cho xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, chuyển dữ liệu trực tuyến tới cơ quan thuế. Trường hợp chưa đáp ứng điều kiện thì dùng hóa đơn điện tử thông thường.
- Bổ sung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với quy định chặt chẽ hơn nhằm chuẩn hóa hóa đơn tại các điểm bán lẻ.
2.2. Thời điểm lập hóa đơn cụ thể, chi tiết
- Hàng xuất khẩu: Lập hóa đơn tối đa ngày làm việc tiếp theo sau thời điểm thông quan.
- Cung cấp dịch vụ trong nước và nước ngoài: Thời điểm hoàn thành dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
- Một số dịch vụ đặc thù như xổ số, vận tải, ngân hàng, bảo hiểm… thời điểm lập hóa đơn cũng được quy định huy động linh hoạt theo quy ước, đối soát từng ngành.
“Quy định rõ thời điểm lập hóa đơn giúp giảm tranh chấp, chủ động phòng ngừa rủi ro bị xử lý vi phạm về lập hóa đơn sai thời điểm – một trong những lỗi phổ biến hiện nay.”
2.3. Nội dung hóa đơn – Chuẩn hóa & tối ưu thông tin
- Mở rộng nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử: Ngoài tên, địa chỉ, MST còn bổ sung số định danh cá nhân/mã cơ quan liên quan (dễ tích hợp hệ thống dữ liệu khác).
- Thông tin hàng hóa, dịch vụ chi tiết: Riêng ngành dịch vụ ăn uống, vận tải hoặc trên nền tảng số phải ghi rõ mặt hàng, biển số xe, hành trình, thông tin người gửi hàng…
- Chính sách hóa đơn điện tử bán xăng dầu, kinh doanh casino, vé số, dịch vụ giải trí, cá nhân không kinh doanh… có ngoại lệ về chỉ tiêu bắt buộc.
Mẹo nhỏ cho doanh nghiệp:
“Luôn kiểm tra kỹ thông tin người mua trên hóa đơn. Nếu là pháp nhân hãy lưu cả mẫu số hóa đơn, mã số người nhận, nếu là cá nhân thì số định danh, số điện thoại (giúp tra cứu, lưu trữ thông minh và tránh rủi ro chống khai khống).”
3. Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền – Bước chuyển mình của điểm bán lẻ
- Đối tượng áp dụng mở rộng: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên hoặc doanh nghiệp bán lẻ, thương mại, ăn uống, khách sạn, vận tải hành khách…
- Yêu cầu hóa đơn kết nối dữ liệu trực tuyến về cơ quan thuế tăng tính minh bạch, đồng thời cung cấp tiện ích: người mua có thể nhận hóa đơn điện tử qua SMS, email, mã QR để tải hóa đơn bất cứ lúc nào.
- Chuẩn hóa thông tin bắt buộc: Hiển thị chi tiết tên, MST, địa chỉ người bán; thông tin người mua (nếu yêu cầu); tên, số lượng hàng hóa; tổng tiền; mã hóa đơn; thời điểm lập hóa đơn; mã của cơ quan thuế.
Nhiều DN nhỏ mới đầu hoang mang trước tiêu chuẩn này, nhưng thực tế triển khai lại nhanh và ít lỗi hơn so với hóa đơn giấy, tiết kiệm nhân lực quản lý – đặc biệt với các cửa hàng bán lẻ, quán ăn, tiệm cà phê…
4. Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử – Quy trình minh bạch & thuận tiện hơn
- Trước khi thay thế/điều chỉnh hóa đơn đã lập sai, người bán, người mua là tổ chức, hộ kinh doanh phải có văn bản thỏa thuận về lỗi chi tiết (tránh tự ý hủy, tránh tranh chấp).
- Một hóa đơn điều chỉnh/thay thế có thể áp dụng cho nhiều hóa đơn sai cùng tháng, cùng người mua (giảm thủ tục, linh hoạt).
- Cơ quan thuế chủ động thông báo DN tự rà soát, đảm bảo tính chủ động và tự chịu trách nhiệm.
- Quy định chi tiết cho xử lý hàng trả lại, giảm giá, hoàn phí… giúp DN dễ dàng thực hiện đúng nghiệp vụ, đảm bảo nghĩa vụ thuế hai bên.
“Chủ động lưu trữ văn bản thỏa thuận, biên bản điều chỉnh giúp DN tiết kiệm thời gian khi thanh tra, kiểm tra, đặc biệt với đối tượng hộ kinh doanh, DN vừa và nhỏ có thể tận dụng dịch vụ điện tử tích hợp sẵn của nhiều phần mềm kế toán.”
5. Đăng ký và ngừng sử dụng hóa đơn điện tử – Tăng trách nhiệm và hỗ trợ chuyển đổi số
5.1. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
- Bổ sung cho phép cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện đăng ký sử dụng/truy cập đa kênh: Cổng thông tin Tổng cục Thuế, thông qua kết nối xác thực điện tử, email, số điện thoại xác thực…
- Cơ chế tự động đối chiếu thông tin pháp nhân, đại diện: giảm nguy cơ giả mạo, gian lận thuế và tối ưu hóa quá trình xác nhận hồ sơ doanh nghiệp.
- Thay đổi thông tin đăng ký (chuyển người đại diện, mở chi nhánh…) đều phải xác nhận lại tương tự quy trình đăng ký lần đầu.
5.2. Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử – Nâng cao chế tài, bảo vệ minh bạch
- Bổ sung nhiều trường hợp bị ngừng sử dụng hóa đơn như: chuyển phương pháp tính thuế, vi phạm (bán khống, trốn thuế, tổ chức thành lập để mua bán hóa đơn, rủi ro rất cao…), hoặc thay đổi ngành nghề không còn phù hợp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
- Quy trình rõ ràng, tách biệt từng trường hợp: Tự động ngừng tiếp nhận, gửi thông báo hay cơ quan thuế gửi quyết định…, hỗ trợ người nộp thuế giải trình kịp thời nếu có phát sinh sai sót hoặc phản ánh nhầm lẫn.
Một số mẹo để không bị ngừng hóa đơn điện tử:
Kiểm tra kỹ ngành nghề đăng ký, kịp thời khai báo khi thay đổi phương pháp tính thuế; lưu trữ, xuất trình hóa đơn, chứng từ khi có yêu cầu; sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín để tránh sai sót kỹ thuật hoặc bị khóa hệ thống.
6. Nhóm quy định về chứng từ điện tử và nghĩa vụ quản lý
- Bổ sung loại chứng từ khấu trừ thuế cho hoạt động TMĐT, nền tảng số.
- Rõ thời điểm lập, ký số chứng từ: đúng ngay khi khấu trừ/thu các khoản thuế, phí, lệ phí, dùng ngày, tháng, năm dương lịch.
- Nội dung, định dạng chứng từ điện tử chuẩn hóa; quy định lưu trữ, xuất trình theo yêu cầu thanh tra kiểm tra của cơ quan chức năng.
- Xử lý chứng từ điện tử sai sót thực hiện đồng bộ với quy định hóa đơn điện tử (điều chỉnh, thay thế, bổ sung kịp thời…)
7. Rõ trách nhiệm, quyền lợi của các chủ thể liên quan
- Người bán: Chịu trách nhiệm quản lý hóa đơn điện tử, chuyển dữ liệu đúng hạn (nếu là nhà cung cấp nước ngoài phải chuyển tổng hợp dữ liệu đúng thời hạn khai thuế GTGT).
- Bên cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Chịu trách nhiệm bảo mật, lưu trữ, đảm bảo truy cập và hỗ trợ đầy đủ cho khách hàng.
- Người mua: Được quyền tra cứu, lấy hóa đơn gốc, sử dụng hóa đơn cho khai báo kế toán, thuế, chứng minh quyền sở hữu sử dụng sản phẩm dịch vụ…
- Cơ quan hải quan: Chủ động phối hợp chia sẻ, xử lý thông tin về hóa đơn, chứng từ điện tử phục vụ khai báo hải quan xuất nhập khẩu.
Doanh nghiệp cần chủ động kết nối, kiểm tra thường xuyên trạng thái hóa đơn, lưu trữ bản sao tại nhiều nơi (email, phần mềm kế toán, USB hoặc đám mây) để đảm bảo sự chủ động và nhanh nhạy khi có biến động kiểm tra.
8. Bổ sung, chuẩn hóa thao tác tra cứu, cung cấp và sử dụng thông tin hóa đơn điện tử
- Mở rộng đối tượng được sử dụng, khai thác thông tin hóa đơn trực tuyến trên hệ thống của Tổng cục Thuế – tạo điều kiện cho cả doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh có thể chủ động tra cứu nhanh, tiết kiệm thời gian.
- Sửa đổi quy trình cấp/tạm dừng/tái kích hoạt tài khoản truy cập hệ thống quản lý hóa đơn (Cổng thông tin điện tử).
9. Một số lưu ý chuyển tiếp và trách nhiệm thực thi
- Hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mà chưa đáp ứng điều kiện CNTT sẽ được cơ quan thuế hỗ trợ và có lộ trình chuyển đổi cụ thể; nếu đã hỗ trợ mà chưa chuyển đổi sẽ bị xem là vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn.
- Bộ Tài chính phối hợp Bộ Công Thương, UBND các tỉnh, thành phố… đồng loạt triển khai nghị định, có kế hoạch rà soát, phân loại, hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi kịp thời.
Đặc biệt, việc phối hợp với các hiệp hội ngành, tổ chức bảo vệ người tiêu dùng để phát động phong trào lấy hóa đơn khi mua hàng hóa, dịch vụ mang lại lợi ích cho cả khách hàng lẫn doanh nghiệp – vừa bảo vệ quyền lợi, vừa xây dựng môi trường kinh doanh văn minh hiện đại.
10. Một số thay đổi về mẫu biểu và quy định hành vi bị cấm
- Bổ sung, cập nhật nhiều mẫu hóa đơn, chứng từ, biên lai; sửa đổi các quy định về cách điền, khai báo cho phù hợp thủ tục số hóa mới.
- Bổ sung hành vi không chuyển dữ liệu hóa đơn, chứng từ điện tử về cơ quan thuế; làm giả hóa đơn, chứng từ… là các hành vi nghiêm cấm có thể bị xử lý nghiêm khắc.
- Bổ sung, thay thế nhiều thuật ngữ để bám sát thực tế và luật hiện hành.
Bí quyết, kinh nghiệm thực tế giúp doanh nghiệp vừa & nhỏ, hộ kinh doanh chủ động tuân thủ nghị định mới
- Lập kế hoạch chuyển đổi sớm – Thường xuyên cập nhật thông tin, chuẩn bị hạ tầng CNTT/phần mềm hóa đơn điện tử tương thích với các yêu cầu mới từ cơ quan thuế.
- Đào tạo nhân sự kế toán, bán hàng nắm vững quy định về thời điểm, nội dung hóa đơn; quy trình xử lý hóa đơn sai sót, điều chỉnh, thay thế…
- Sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, phần mềm quản lý tiên tiến để hạn chế rủi ro mất dữ liệu, chậm truyền thông tin, đáp ứng tốt chính sách mới.
- Lưu trữ chứng từ, hóa đơn đầy đủ, đa nền tảng (máy chủ nội bộ, đám mây, USB…) cả bản gốc và bản chuyển đổi, sẵn sàng xuất trình khi có kiểm tra.
- Liên tục kiểm tra các thông báo, cảnh báo trên cổng thông tin thuế và sớm giải trình, bổ sung khi có yêu cầu từ cơ quan thuế.
Đồng hành cùng sự thay đổi – Chủ động, minh bạch là chìa khóa thành công
Chặng đường chuyển đổi số và hiện đại hóa công tác quản lý tài chính chưa bao giờ dễ dàng – đặc biệt với khối DN vừa và nhỏ, hộ kinh doanh cá thể. Thế nhưng, làn sóng cải cách như Nghị định 70/2025/NĐ-CP thực sự là cơ hội mở rộng kinh doanh bền vững, gia tăng sự chuyên nghiệp và giảm rủi ro pháp lý.
Dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ, hãy chủ động xây dựng hệ thống quản trị hóa đơn, chứng từ khoa học, minh bạch. Kinh nghiệm cho thấy, các DN chủ động chuyển đổi, tuân thủ đúng chính sách sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí kiểm tra, thậm chí giảm thiểu nguy cơ bị xử phạt về thuế. Một môi trường kinh doanh “sạch” hóa đơn sẽ là nền tảng để khẳng định uy tín thương hiệu với đối tác, khách hàng và cộng đồng xã hội.
Đừng ngần ngại đặt câu hỏi, cập nhật thông tin hay trao đổi những vướng mắc thực tế với chuyên gia tư vấn kế toán – thuế. Sự chủ động và cầu thị chính là chiếc chìa khóa vàng giúp bạn dẫn dắt doanh nghiệp vượt lên, vững mạnh trong giai đoạn mới này.
Bạn hãy thường xuyên theo dõi các thông tin pháp lý, cập nhật tư vấn chuyên sâu và kiến thức mới nhất về hóa đơn, chứng từ điện tử tại Kế toán Thuế Online cũng như trên Fanpage chính thức của KTO để đồng hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh và góp phần xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch, hiện đại tại Việt Nam.
Nguồn tham khảo
- Báo điện tử Chính phủ, chinhphu.vn
- Nghị định số 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, ngày 20/3/2025
- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ
- Các văn bản, hướng dẫn liên quan của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế