Dù bạn là chủ một quán cà phê nhỏ trên vỉa hè, điều hành cửa hàng tạp hóa gia đình hay khởi sự với một gian hàng dịch vụ khiêm tốn, chắc hẳn không ít lần bạn lo lắng: Liệu mình có phải nộp thuế không? Số thuế cần đóng là bao nhiêu, phải làm hồ sơ gì, và đâu là những điểm cần giữ gìn để tránh sai sót hoặc các rủi ro không đáng có? Kinh nghiệm của tôi cho thấy, nắm vững các quy định mới nhất về thuế không chỉ giúp chủ động bảo vệ thành quả kinh doanh mà còn góp phần phát triển bền vững cho mỗi cá nhân, hộ kinh doanh nhỏ lẻ trên hành trình khởi nghiệp.
Hộ kinh doanh nhỏ lẻ và nghĩa vụ thuế: Khi nào cần thực hiện?
Một trong những câu hỏi lớn nhất mà tôi nhận được từ chủ hộ kinh doanh là: “Chúng tôi nhỏ thế này, chắc không phải nộp thuế chứ?” Thực tế, nghĩa vụ thuế phụ thuộc vào doanh thu hàng năm của bạn.
- Doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở xuống: Không phải nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
- Doanh thu trên 100 triệu đồng/năm: Bắt buộc nộp cả thuế GTGT và thuế TNCN theo quy định hiện hành.
Lưu ý, mức doanh thu này không phân biệt bạn kinh doanh một mình hay theo nhóm hộ gia đình/cá nhân; số liệu xác định dựa trên tổng doanh thu thực tế ghi nhận trong một năm dương lịch. Nếu trong quá trình hoạt động, doanh thu của bạn vượt ngưỡng 100 triệu, hãy chủ động cập nhật tình hình với cơ quan thuế để đảm bảo nghĩa vụ và quyền lợi của mình.
Việc hiểu và thực hiện đúng nghĩa vụ thuế là cách tốt nhất để hộ kinh doanh nhỏ lẻ bảo vệ uy tín cá nhân, tránh rủi ro về pháp lý cũng như tạo nền tảng phát triển cho những dự định mở rộng sau này.
Cách tính thuế hộ kinh doanh nhỏ lẻ năm 2025
Đối với kinh doanh nhỏ lẻ, thuế được tính theo phương pháp khoán, nghĩa là dựa trên tổng doanh thu thực tế thay vì từng giao dịch cụ thể. Có ba loại thuế/lệ phí phổ biến nhất bạn cần quan tâm:
Lệ phí (thuế) môn bài
- Doanh thu < 100 triệu đồng/năm: Miễn hoàn toàn lệ phí môn bài.
- 100 – 300 triệu đồng/năm: Nộp 300.000 đồng/năm.
- 301 – 500 triệu đồng/năm: Nộp 500.000 đồng/năm.
- > 500 triệu đồng/năm: Nộp 1.000.000 đồng/năm.
Đặc biệt, hộ kinh doanh thành lập mới sau ngày 25/2/2020 được miễn lệ phí môn bài năm đầu.
Mẹo nhỏ: Khi xác định doanh thu để tính lệ phí môn bài, chỉ tính doanh thu của năm dương lịch tiếp theo chứ không tính ngay từ thời điểm bắt đầu kinh doanh nếu thành lập giữa năm.
Cách tính thuế GTGT (Giá trị gia tăng)
Thuế GTGT áp dụng trên tổng doanh thu thực tế của hộ kinh doanh trong năm. Nếu doanh thu dưới 100 triệu/năm thì được miễn thuế. Nếu đủ điều kiện đóng thuế, cách tính như sau:
Số thuế GTGT phải nộp = Doanh thu tính thuế GTGT x Tỷ lệ phần trăm thuế GTGT theo ngành nghề
- Phân phối, bán buôn, bán lẻ hàng hóa: 1% doanh thu
- Dịch vụ, xây dựng không bao thầu nguyên liệu: 5% doanh thu
- Sản xuất, vận tải, dịch vụ có gắn hàng hóa, xây dựng có bao thầu nguyên vật liệu: 3% doanh thu
Cách tính thuế TNCN (Thu nhập cá nhân)
Tương tự, thuế TNCN tính dựa trên doanh thu thực tế:
Số thuế TNCN phải nộp = Doanh thu tính thuế TNCN x Tỷ lệ phần trăm thuế TNCN theo ngành nghề
- Phân phối, cung cấp hàng hóa: 0,5% doanh thu
- Dịch vụ, xây dựng không thầu nguyên vật liệu: 2% doanh thu
- Sản xuất, vận tải, dịch vụ gắn với hàng hóa, xây dựng có bao thầu nguyên vật liệu: 1,5% doanh thu
So sánh ngắn gọn: Nhìn qua, thuế TNCN luôn thấp hơn thuế GTGT cho cùng một ngành. Tuy nhiên, tổng số thuế phải nộp sẽ cao hơn nếu ngành của bạn có tỷ lệ thuế cao hoặc doanh thu tăng đột biến.
Lưu ý về xác định doanh thu và áp thuế khoán
Doanh thu tính thuế là tổng tiền thu được từ bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (đã bao gồm các khoản phụ thu, phí thu thêm và chưa trừ chi phí). Nếu bạn sử dụng hóa đơn của cơ quan thuế, doanh thu bao gồm cả doanh thu khoán cộng doanh thu trên hóa đơn.
Có không ít trường hợp hộ kinh doanh vì chưa hiểu rõ cách tính dẫn đến việc kê khai thiếu doanh thu, hoặc ngược lại là kê khai vượt quá thực tế, làm tăng nghĩa vụ thuế hoặc dễ bị kiểm tra ấn định lại.
Kinh doanh nhỏ lẻ có cần đăng ký giấy phép không?
Không phải tất cả các hoạt động nhỏ lẻ đều cần đăng ký kinh doanh. Theo quy định, một số ngành nghề mang tính chất tự phát hoặc phục vụ nhu cầu thiết yếu, quy mô nhỏ có thể được miễn đăng ký như:
- Bán hàng rong, kinh doanh trên vỉa hè hoặc các điểm chợ tạm
- Dịch vụ nhỏ như đánh giày, cắt tóc ven đường, sửa khóa lưu động, trông xe lề đường…
- Bán sách báo, vé số, bán hàng lưu niệm cá nhân
- Dịch vụ ăn uống nhỏ lẻ không cố định mặt bằng
Tuy nhiên, nếu bạn kinh doanh thường xuyên, có địa điểm cố định (ví dụ mở cửa hàng, quán cà phê, nhà hàng nhỏ), hoặc kinh doanh các ngành nghề có điều kiện thì bắt buộc phải đăng ký với cơ quan chức năng theo quy định hiện hành.
Việc chủ động hoàn tất giấy phép kinh doanh sẽ giúp hoạt động của bạn thuận lợi và đảm bảo tính hợp pháp lâu dài, đặc biệt khi mở rộng quy mô hoặc lên kế hoạch nhập thêm hàng hóa, dịch vụ mới.
Chia sẻ kinh nghiệm xác định doanh thu tính thuế – Rõ ràng để tránh rủi ro
Xác định doanh thu khoán
Khi không xác định được doanh thu thực tế, cơ quan thuế sẽ kiểm tra và ấn định mức thuế khoán phù hợp với quy mô, ngành nghề. Do đó, bạn cần:
- Thường xuyên cập nhật sổ sách, ghi chép trung thực về số lượng hàng bán ra, dịch vụ cung cấp
- Có bảng kê mua vào, bán ra (ngay cả khi không bắt buộc dùng hóa đơn VAT)
- Chủ động minh bạch với cơ quan thuế khi được kiểm tra thực tế
Mẹo kinh nghiệm: Nếu hộ kinh doanh nhiều ngành nghề, thuế phải khai riêng từng ngành. Thuế GTGT và TNCN được áp dụng theo tỷ lệ phần trăm tương ứng với từng dạng kinh doanh – hãy cẩn trọng khi thống kê tránh cộng gộp hoặc bỏ sót.
Thời điểm xác định doanh thu
- Với hộ tính thuế khoán: Doanh thu khoán của năm sau được xác định từ 20/11 đến 15/12 hằng năm; khi mới ra kinh doanh thì xác định sau 10 ngày bắt đầu hoạt động.
- Với hoạt động có dùng hóa đơn: Doanh thu tính ở thời điểm hoàn tất bán hàng, cung cấp dịch vụ hoặc nghiệm thu công trình.
Nộp thuế phương pháp kê khai: Có phải quyết toán hay không?
Khi áp dụng phương pháp kê khai, đặc biệt với hộ cá nhân kinh doanh quy mô lớn hoặc tự chọn hình thức kê khai, hồ sơ khai thuế thường thực hiện theo tháng hoặc quý. Tuy nhiên, bạn sẽ KHÔNG cần quyết toán thuế cuối năm như doanh nghiệp thông thường.
- Khai thuế đúng hạn (tháng/quý) là đủ – không lo thủ tục quyết toán rườm rà.
- Trường hợp doanh thu tính thuế không phù hợp thực tế, cơ quan thuế sẽ ấn định lại doanh thu.
- Bạn vẫn phải lưu trữ hóa đơn, chứng từ hợp lệ và thực hiện chế độ kế toán khi có phát sinh liên quan.
Phương pháp kê khai mang lại sự minh bạch, chủ động cho hộ kinh doanh năng động, nhưng cũng đòi hỏi tính tự giác và khả năng cập nhật hồ sơ, chứng từ.
Trường hợp cá nhân nộp thuế theo từng lần phát sinh
Không phải ai cũng cần nộp thuế hàng tháng/quý. Nếu bạn thuộc một trong các nhóm sau, có thể lựa chọn nộp thuế theo từng lần phát sinh:
- Kinh doanh lưu động (di chuyển qua nhiều địa bàn, không có địa điểm cố định)
- Cá nhân làm chủ thầu xây dựng tư nhân
- Chuyển nhượng tên miền Internet quốc gia Việt Nam (.vn)
- Thu nhập từ sản phẩm, dịch vụ số mà không chọn phương pháp khai thuế thường xuyên
Những trường hợp này, bạn không phải dựng sổ sách kế toán, chỉ cần lưu giữ hóa đơn, hợp đồng, giấy tờ chứng minh nguồn gốc và khai báo cho cơ quan thuế khi có doanh thu phát sinh.
Chọn đúng phương án nộp thuế phù hợp giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian và giảm các thủ tục không cần thiết!
Hồ sơ khai thuế khoán: Cần chuẩn bị gì?
Thành phần hồ sơ
- Tờ khai thuế dành cho hộ, cá nhân kinh doanh (Mẫu số 01/CNKD – Thông tư 40/2021/TT-BTC)
- Nếu phát sinh hóa đơn: Kèm hợp đồng cung cấp hàng hóa/dịch vụ, biên bản nghiệm thu/thanhlý hợp đồng, hóa đơn đầu vào, bảng kê mua vào, bán ra (nếu có), tài liệu chứng minh nguồn gốc hàng nhập khẩu…
Hình thức và thời hạn nộp hồ sơ
- Có thể nộp trực tuyến tại Cổng thông tin Thuế điện tử hoặc trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý.
- Thời hạn nộp hồ sơ thuế khoán: Chậm nhất ngày 15/12 hàng năm đối với hộ hoạt động ổn định. Nếu mới hoạt động, chuyển phương pháp, mới phát sinh hóa đơn lẻ: nộp trong 10 ngày từ thời điểm phát sinh.
Tip nhanh: Làm hồ sơ rõ ràng, lưu trữ bài bản, thường xuyên kiểm tra lại các chứng từ. Cẩn thận ghi chú mốc thời gian hồ sơ cần hoàn thiện và liên tục cập nhật quy định mới từ cơ quan thuế để tránh bị phạt do nộp muộn.
Bí quyết thực hiện nghĩa vụ thuế hiệu quả cho hộ kinh doanh nhỏ lẻ, cá thể
- Học cách ghi sổ, bật chế độ “minh bạch”: Dù không bắt buộc sổ sách phức tạp, nhưng việc tạo một cuốn sổ nhỏ ghi lại doanh thu, chi phí từng ngày/tháng sẽ cực kỳ hữu ích khi xác định tổng doanh thu nộp thuế, đối chiếu với cơ quan thuế hoặc khi cần vay vốn kinh doanh sau này.
- Cập nhật quy định mới nhất: Thường xuyên theo dõi thông tin trên website của Tổng cục Thuế, các trang chuyên ngành hoặc các nhóm hỗ trợ hộ kinh doanh để kịp thời điều chỉnh hoạt động cho phù hợp.
- Tận dụng tư vấn chuyên nghiệp: Khi có thắc mắc hoặc hoạt động phát sinh mới, đừng ngần ngại hỏi ý kiến kế toán chuyên nghiệp. Một chuyên gia sẽ giúp bạn giải đáp và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế, tránh những rủi ro không đáng có.
- Xây dựng thói quen tuân thủ: Chủ động khai báo trung thực, thực hiện nghĩa vụ đúng thời hạn giúp bạn gây dựng được uy tín cá nhân và doanh nghiệp, mở rộng cơ hội kinh doanh hợp pháp hơn trong tương lai.
Giữa muôn vàn bận rộn kinh doanh, việc hiểu và thực hiện nghĩa vụ thuế đúng cách không chỉ giúp an tâm về pháp lý mà còn như một lời cam kết của bạn đối với cộng đồng và xã hội, góp phần xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch, văn minh!
Đừng quên, nếu còn bất kỳ băn khoăn nào về các quy định mới nhất hay mẹo tối ưu hóa nghĩa vụ thuế cho hộ kinh doanh nhỏ lẻ, bạn có thể tham khảo thêm những kiến thức cập nhật và các chia sẻ tư vấn thực tiễn trên website của Kế toán Thuế Online (KTO) tại ketoanthueonline.com hoặc theo dõi Facebook KTO. Việc chủ động cập nhật và đặt câu hỏi sẽ giúp bạn tự tin hơn trên hành trình phát triển kinh doanh bền vững.
Một chút cảm hứng gửi tới chủ hộ kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ
Có thể con đường tuân thủ quy định thuế ban đầu khiến bạn cảm thấy phức tạp, song hãy tin rằng mỗi quy trình đều là bước đệm nâng tầm uy tín và vững chắc cho sự nghiệp kinh doanh của bạn. Chọn đúng nghĩa vụ, chủ động thực hiện không chỉ là sự tuân thủ pháp luật mà còn là cách bạn bảo vệ giấc mơ làm chủ bền vững. Hãy để việc đóng thuế trở thành động lực phát triển, là tấm gương nhỏ để truyền cảm hứng về một cộng đồng kinh doanh văn minh, hiện đại trong tương lai.
Chúc các bạn – những chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh cá thể – luôn vững tin, nắm bắt cơ hội, đổi mới tư duy để từng bước tiến xa hơn trên con đường kinh doanh chân chính!
Nguồn tham khảo
- Thông tư 40/2021/TT-BTC
- Nghị định 22/2020/NĐ-CP
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP
- Nghị định 39/2007/NĐ-CP
- Cổng thông tin Tổng cục Thuế: thuedientu.gdt.gov.vn