Kinh doanh và tuân thủ các quy định mới trong lĩnh vực thuế luôn là thách thức, đặc biệt giữa thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ như hiện nay. Việc đơn giản hóa thủ tục, tiết kiệm thời gian, công sức và tăng cường sự minh bạch, an toàn cho dữ liệu cá nhân luôn là mong mỏi của mọi chủ doanh nghiệp cũng như hộ kinh doanh cá thể. Gần đây, một thay đổi quan trọng đang thu hút sự quan tâm lớn từ cộng đồng kinh doanh trên cả nước: sử dụng Số định danh cá nhân (SDDCN) để thay thế hoàn toàn mã số thuế từ 01/7/2025. Sự thay đổi này không chỉ mang ý nghĩa cải cách hành chính, mà còn mở ra cơ hội thúc đẩy việc quản lý thuế minh bạch, hiện đại và thân thiện hơn cho từng cá nhân, hộ kinh doanh và toàn xã hội.
1. Số định danh cá nhân – Bước tiến lớn trong cải cách thủ tục thuế
Theo chỉ đạo từ Chính phủ về Đề án 06, Bộ Tài chính đã phối hợp cùng Bộ Công an triển khai thống nhất sử dụng Số định danh cá nhân (số trên căn cước công dân) trong các giao dịch với cơ quan thuế thay cho mã số thuế cá nhân, áp dụng từ ngày 01/7/2025 đối với các cá nhân, hộ gia đình, hộ kinh doanh.
Sự hợp nhất này không còn là câu chuyện chỉ của nhà quản lý, mà là bước chuyển mình rất thực tế, giúp doanh nghiệp, người dân kiểm soát giao dịch thuế thuận tiện, đơn giản hơn bao giờ hết.
Số định danh cá nhân vừa đảm bảo yếu tố duy nhất, không lặp lại, vừa có thể liên kết trực tiếp với dữ liệu dân cư, tạo lợi thế lớn trong đối chiếu, xác thực và giảm thiểu thủ tục hành chính rườm rà.
2. Đối tượng và phạm vi áp dụng: Ai sẽ thay đổi?
- Cá nhân người Việt Nam: Đã được cấp số định danh cá nhân theo Luật Căn cước công dân sẽ sử dụng số này thay mã số thuế hiện tại.
- Hộ gia đình, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: Sử dụng số định danh cá nhân của người đại diện thay cho mã số thuế trong toàn bộ kê khai, giao dịch với ngành Thuế.
Lưu ý: Đối với các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có nhiều địa điểm kinh doanh, từ 01/7/2025, sẽ không còn được cấp mã số thuế riêng cho từng điểm nữa mà chỉ sử dụng một số định danh cá nhân duy nhất của người đại diện.
3. Ba thông tin cơ bản cần kê khai chuẩn xác
Khi đăng ký mới hoặc cập nhật thông tin, người nộp thuế cần đảm bảo điền chính xác ba thông tin bắt buộc, hoàn toàn trùng khớp với dữ liệu quốc gia:
- Họ và tên
- Ngày/tháng/năm sinh
- Số định danh cá nhân
“Chỉ cần 3 thông tin, bạn sẽ không còn phải nhớ mã số thuế dài dằng dặc hay lúng túng khi khai báo với nhiều cơ quan.”
Với sự kết nối dữ liệu dân cư và ngành Thuế, quy trình xác thực này giúp giảm tối đa nguy cơ trùng lặp, sai sót, tạo nền tảng cho “một cửa – một thông tin thống nhất”.
4. Lộ trình chuyển đổi: Những trường hợp cần lưu ý
a. Trường hợp 1: Đã có mã số thuế và thông tin khớp với dữ liệu quốc gia
- Cơ quan thuế sẽ tự động chuyển đổi mã số thuế thành số định danh cá nhân.
- Không phát sinh bất kỳ thủ tục hoặc chi phí bổ sung nào cho người nộp thuế.
- Kể cả các phiếu, hóa đơn hoặc hồ sơ được lập theo mã số thuế cũ vẫn tiếp tục sử dụng bình thường.
b. Trường hợp 2: Đã có mã số thuế, dữ liệu chưa khớp đúng
- Mã số thuế sẽ được tạm thời chuyển về trạng thái “Chờ cập nhật”.
- NNT chủ động tra cứu, cập nhật lại thông tin tại cơ quan thuế để đồng bộ với dữ liệu dân cư.
- Sau khi hoàn tất, có thể sử dụng số định danh cá nhân thay thế cho mã số thuế cũ.
Mẹo nhỏ: Hãy kiểm tra sớm thông tin cá nhân, đối chiếu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để tránh gián đoạn khi áp dụng chuyển đổi.
c. Trường hợp 3: Một người có nhiều mã số thuế
- Cần cập nhật số định danh cá nhân cho toàn bộ các mã số thuế đã được cấp.
- Cơ quan thuế sẽ tự động hợp nhất dữ liệu về một số duy nhất, tránh tình trạng “mỗi nơi một mã”, giúp kiểm soát việc kê khai, đối chiếu thuế thuận tiện hơn.
5. Quy trình thực hiện và các thủ tục cần biết
Về cơ bản, việc chuyển đổi và đăng ký mới đều theo hướng tự động hóa, giảm thủ tục. Tuy vậy, một số điểm cần lưu ý gồm:
- Nếu thuộc diện phải đăng ký kinh doanh mới (hộ kinh doanh), sẽ làm thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Cá nhân ngoài diện hộ kinh doanh cần chủ động đăng ký số định danh cá nhân trước khi phát sinh nghĩa vụ thuế.
- Đăng ký điều chỉnh thông tin khi phát hiện dữ liệu chưa trùng khớp với dữ liệu quốc gia (áp dụng theo Điều 25 Thông tư 86/2024/TT-BTC).
“Quy trình đơn giản hóa đi kèm với trách nhiệm chủ động cập nhật – khi mỗi cá nhân chủ động rà soát sẽ giúp dữ liệu chung được chuẩn hóa, minh bạch, tạo nền tảng cho chuyển đổi số hiệu quả.”
6. Kênh hỗ trợ & tra cứu thông tin đăng ký thuế mới
- Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế (gdt.gov.vn)
- Cổng Thuế điện tử (thuedientu.gdt.gov.vn)
- Ứng dụng iCanhan, eTax Mobile trên điện thoại thông minh
- Liên hệ trực tiếp cơ quan thuế nơi cư trú để được hướng dẫn hỗ trợ chi tiết
Bí quyết thực tế: Hãy sử dụng tài khoản định danh điện tử VNeID cấp độ 2 để tra cứu tổng hợp nghĩa vụ thuế, đối chiếu thông tin, nhận thông báo hoặc cập nhật trạng thái đăng ký thuế một cách dễ dàng.
7. Lợi ích thực tế cho doanh nghiệp vừa, nhỏ và hộ kinh doanh cá thể
7.1. Đơn giản hóa thủ tục và tiết kiệm thời gian
Chỉ cần sử dụng duy nhất số định danh cá nhân, doanh nghiệp và hộ kinh doanh không còn gặp trở ngại khi thực hiện các thủ tục đăng ký, khai báo, hoặc điều chỉnh thông tin thuế từng cá nhân lao động.
- Không còn lo ngại mất/mâu thuẫn mã số thuế cũ
- Không phải bổ sung bản giấy căn cước công dân
- Tiết kiệm thời gian rà soát, đối chiếu hồ sơ cho kế toán, chủ doanh nghiệp
Một nhân sự kế toán kể rằng: “Chỉ riêng việc đỡ phải kiểm tra 2-3 mã thuế khác nhau cho mỗi lao động đã giúp tôi tiết kiệm thời gian nhập liệu đến 30% mỗi kỳ!”.
7.2. Tăng cường bảo mật, đồng bộ hóa dữ liệu
Việc liên thông với hệ thống quản lý dân cư quốc gia giúp giảm tình trạng trùng lặp, thất lạc, hoặc rủi ro nhân sự khai báo dữ liệu sai, nhất là đối với các hợp đồng dịch vụ thời vụ, hoặc cộng tác viên mới.
- Làm giảm tối đa nguy cơ “lọt sổ” mã số thuế – Đảm bảo quyền lợi về BHXH, BHYT, chế độ cho người lao động.
- Khi giảm trừ người phụ thuộc, kê khai lương thưởng, các thông tin đều liên kết chuẩn hóa với số định danh cá nhân – phòng tránh được gian lận, sai sót hoặc lợi dụng chính sách.
- Doanh nghiệp quản lý danh sách nhân sự, nghĩa vụ thuế và báo cáo nội bộ dễ dàng qua cổng thông tin điện tử mà không mất nhiều thời gian xác minh như trước.
7.3. Hỗ trợ chuyển đổi số và hiện đại hóa tài chính doanh nghiệp
Chuyển đổi này là bước đệm cho hệ thống kế toán, thuế của từng doanh nghiệp tiến gần hơn đến chuẩn số hóa dữ liệu quản trị nhân sự, quản trị thuế.
Việc đồng bộ hóa giữa dữ liệu ngành Thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh và ngân hàng mở ra tiềm năng lớn cho các dịch vụ thanh toán, báo cáo và kiểm toán điện tử hiện đại hơn trong tương lai.
8. Một số lưu ý, bí quyết “vào cuộc” hiệu quả dành cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh
- Rà soát số định danh: Chủ động kiểm tra số định danh cá nhân của chủ hộ, người đại diện pháp luật và toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp/hộ kinh doanh.
- So sánh dữ liệu: Đối chiếu dữ liệu đăng ký thuế hiện tại với dữ liệu quản lý tại Cục Thuế và hệ thống dân cư quốc gia – ưu tiên các trường hợp thay đổi họ tên, ngày sinh, số căn cước công dân mới.
- Đăng ký cập nhật thông tin: Chủ động thực hiện thủ tục cập nhật khi nhận được thông báo “Chờ cập nhật” từ cơ quan thuế để quá trình chuyển đổi suôn sẻ, không bị gián đoạn nghĩa vụ thuế.
- Giữ liên hệ: Thường xuyên truy cập cổng thông tin điện tử của ngành Thuế và các kênh chính thống để nhận hướng dẫn mới, chính sách bổ sung theo từng thời kỳ.
- Tận dụng kênh số hóa: Sử dụng các ứng dụng di động, tài khoản định danh VNeID, ký số… để chủ động cập nhật, tra cứu, giảm gánh nặng xin giấy xác nhận hay chứng minh nhiều lần.
Mẹo nhanh: Trên hóa đơn, chứng từ nộp thuế sau 01/07/2025, nhớ ghi số định danh cá nhân vào trường “Mã số thuế”.
9. Hệ thống công nghệ thông tin – Hậu thuẫn quá trình chuyển đổi
Ngành Thuế đã chủ động nâng cấp toàn bộ hệ thống nghiệp vụ quản lý. Từ các phần mềm kế toán phổ biến đến cổng điện tử quản lý hồ sơ đều đồng bộ để tự nhận diện và cập nhật số định danh mới, liên thông với cá nhân/hộ kinh doanh mọi lúc, mọi nơi.
Đây là nền tảng “chuyển đổi số khai sinh cho ngành Thuế” – một bước tiến không chỉ giúp doanh nghiệp thuận tiện mà còn củng cố xây dựng nền tài chính số, chính phủ điện tử minh bạch, chuyên nghiệp.
10. Câu trả lời cho những thắc mắc thường gặp
- Tôi cần làm gì để chuyển sang dùng số định danh cá nhân?
- Nếu thông tin cá nhân/hộ kinh doanh đã chuẩn hóa, bạn không cần làm gì thêm. Hãy thường xuyên kiểm tra thông báo từ cơ quan thuế để chủ động cập nhật nếu cần thiết.
- Trường hợp có nhiều mã số thuế cũ sẽ ra sao?
- Tất cả sẽ được hợp nhất, không bị thất lạc hoặc mất hiệu lực hóa đơn, chứng từ đã thực hiện trước đây.
- Bạn có thể tiếp tục sử dụng giấy tờ liên quan tới mã số thuế cũ mà không ảnh hưởng về pháp lý.
- Làm thế nào để cập nhật thông tin cho khớp với dữ liệu dân cư?
- Sử dụng các kênh tra cứu, cập nhật trực tuyến hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế nơi cư trú.
11. Tương lai rộng mở – Động lực để doanh nghiệp hành động sớm
Việc chuyển đổi sang số định danh cá nhân đại diện cho xu hướng chung – lấy người dân, doanh nghiệp làm trung tâm của cải cách hành chính. Đây là bước đệm xây dựng chính phủ điện tử, giúp hỗ trợ kiểm soát, minh bạch hóa quản lý tài chính cũng như đơn giản hóa mọi giao dịch hàng ngày về thuế, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế – xã hội thành công hơn.
Mỗi chủ doanh nghiệp vừa, nhỏ hay hộ kinh doanh đều có thể tận dụng cơ hội này để tối ưu hóa công việc, tiết kiệm chi phí, an toàn dữ liệu cá nhân cũng như phù hợp với chuẩn mực cạnh tranh mới trên thị trường.
“Hãy coi việc chuyển đổi này là bước tiến công nghệ giúp bạn kinh doanh thông minh, chuyên nghiệp và minh bạch hơn. Đừng chần chừ, hãy chủ động cập nhật ngay hôm nay để không bỏ lỡ những lợi ích thiết thực mà nhà nước mang lại.”
Nếu bạn còn băn khoăn hoặc mong muốn cập nhật thêm các thông tin mới nhất, đừng ngần ngại tham khảo các tư vấn giá trị hoặc thông báo cập nhật từ Kế toán Thuế Online (KTO) – đội ngũ chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp và hộ kinh doanh trong suốt quá trình chuyển đổi số, chuẩn hóa quản lý tài chính kế toán.
Bạn hãy theo dõi các thông tin mới nhất và các tư vấn giá trị từ KTO tại website Kế toán Thuế Online và Facebook KTO
Nguồn tham khảo, tài liệu hữu ích
- Báo Điện tử Chính phủ
- Cổng thông tin Tổng cục Thuế Việt Nam
- Thông tư 86/2024/TT-BTC ngày 01/7/2024
- Đề án 06 của Chính phủ về phát triển ứng dụng dữ liệu dân cư, định danh và xác thực điện tử
Chúc các bạn chủ doanh nghiệp, hộ kinh doanh cá thể mạnh mẽ, chủ động thích nghi với chuyển đổi số và luôn thực hiện tốt các chính sách, quy định mới, để hoạt động kinh doanh ngày càng thuận lợi, bền vững!