Chuyển từ thuế khoán sang kê khai thuế cho hộ kinh doanh hiệu quả

Nhìn lại: Vì sao hộ kinh doanh nên “lên đời” phương pháp kê khai?

Nhiều năm qua, hầu hết hộ kinh doanh tại Việt Nam áp dụng phương pháp thuế khoán – mỗi năm cơ quan thuế ấn định số thuế phải nộp dựa trên mức doanh thu ước tính. Đây là hình thức đơn giản, dễ làm – nhưng càng phát triển, mô hình này càng bộc lộ bất cập và hạn chế, nhất là khi:

• Doanh thu biến động mạnh theo mùa vụ hoặc thị trường biến động bất thường.
• Chỉ dựa trên khoán, hộ kinh doanh gặp khó khi cần chứng minh doanh thu – chi phí khi vay vốn, hoặc tìm đối tác mở rộng.
• Rủi ro bị ấn định thuế khi kết quả kinh doanh thực tế thấp hơn mức khoán.
• Chưa quản trị bài bản, khó tiếp cận các ưu đãi, chính sách hỗ trợ.

Việc chuyển sang phương pháp kê khai thuế cho hộ kinh doanh không chỉ là tuân thủ pháp lý mà còn là bước đệm để chuyên nghiệp hóa quản lý, tạo nền tảng phát triển vững chắc và hội nhập sâu rộng hơn vào nền kinh tế số hiện đại.

Lợi ích thực sự khi chuyển sang phương pháp kê khai thuế

Hãy cùng tôi phân tích 5 lợi ích nổi bật hộ kinh doanh sẽ nhận được khi mạnh dạn thay đổi phương pháp nộp thuế:

Nâng cao tính minh bạch và chuyên nghiệp trong hoạt động

• Số sách, hóa đơn, chứng từ đầy đủ giúp việc ghi nhận doanh thu, chi phí rõ ràng, tuân thủ chuẩn mực kế toán và quy định pháp luật.
• Áp dụng hóa đơn điện tử ngay từ sớm tăng uy tín trong mắt khách hàng, đối tác, giúp quá trình xuất – nhập hàng hóa, dịch vụ tiện lợi, hiện đại hóa.
• Mọi dòng tiền, khoản chi đều dễ kiểm soát, phòng tránh sai phạm hay rủi ro pháp lý.

Hạn chế rủi ro bị ấn định thuế, chủ động theo sát hoạt động kinh doanh thực tế

• Kê khai thuế dựa trên doanh thu, chi phí thực tế – không còn bị ép theo mức khoán nhà nước đặt ra.
• Khi gặp biến động kinh doanh, khó khăn, doanh thu giảm, hộ kinh doanh có thể khai đúng thực tế, giảm áp lực về số thuế phải nộp.
• Việc này còn giúp cân đối tài chính tốt hơn, tránh đóng thuế “oan” hoặc bị xử phạt vì báo cáo không sát thực tế.

Bí quyết thực tế: Hãy hình dung phương pháp kê khai giống như “chiếc kính chiếu hậu” phản ánh trung thực từng giai đoạn kinh doanh, tạo chủ động tài chính vô cùng quý giá cho chủ hộ!

Dễ dàng chứng minh doanh thu – chi phí, thuận lợi tiếp cận vốn và mở rộng kinh doanh

• Hồ sơ kế toán, báo cáo thuế đầy đủ là “bằng chứng” quý giá với ngân hàng, tổ chức tín dụng hoặc đối tác.
• Khi cần vay vốn mở rộng, góp vốn liên doanh hay mua sắm tài sản lớn (máy móc thiết bị, mặt bằng), hộ kinh doanh dễ dàng thuyết phục các bên nhờ chứng từ rõ ràng.
• Đáp ứng tốt yêu cầu mở chi nhánh, mô hình đại lý hoặc hợp tác kinh doanh dài hạn.

Từng làm kế toán cho các hệ thống hộ kinh doanh phát triển từ nhỏ đến chuỗi, tôi nhận thấy: Chỉ khi quản lý thuế theo kê khai, hồ sơ tài chính của chủ hộ mới thực sự “có tiếng nói” trước ngân hàng và đối tác, tạo niềm tin để cùng phát triển lâu dài.

“Nâng cấp” tư duy quản trị, tiến tới mô hình doanh nghiệp thực thụ

• Chuyển sang quản lý theo sổ sách, hóa đơn điện tử, dòng tiền qua tài khoản… sẽ thúc đẩy hộ kinh doanh nâng cao năng lực điều hành, chuẩn hóa quy trình làm việc.
• Giúp chủ hộ làm quen nhanh với môi trường doanh nghiệp hiện đại, chủ động thích ứng các quy định mới – một bước sẵn sàng cho giai đoạn nâng cấp thành doanh nghiệp chính quy khi đủ điều kiện.
• Dễ tích hợp vào chuỗi cung ứng, đấu thầu, trở thành đối tác chiến lược của các đơn vị lớn hoặc tham gia các chương trình hỗ trợ.

Kinh nghiệm chuyên gia: Hơn 70% các hộ kinh doanh đã “lớn mạnh” đều từng gặp khó ở bước đầu chuyển sang kê khai, nhưng sau 1–2 kỳ tự quản lý tài chính, họ thường hết sức hài lòng vì sự chủ động, minh bạch và lợi thế tăng trưởng bền vững.

Tạo nền tảng dữ liệu giúp hoạch định chính sách quốc gia sát thực hơn

• Mỗi bộ hồ sơ thuế theo kê khai là dữ liệu “sống”, giúp các cơ quan Nhà nước dễ dàng theo dõi, đánh giá đúng tình hình kinh tế của khu vực tư nhân.
• Ngoài lợi ích cá nhân, việc tuân thủ kê khai thuế còn là đóng góp dài hạn, giúp Quốc hội, Chính phủ hoạch định cơ chế hỗ trợ chính xác, thực chất chứ không chỉ dựa vào ước đoán, mô hình hóa cảm tính.

“Thực hiện nghĩa vụ thuế minh bạch, chúng ta không chỉ xây dựng doanh nghiệp của mình vững mạnh, mà còn góp phần vào sự phát triển chung của nền kinh tế Quốc gia.”

Các bước chuyển đổi từ hộ khoán sang phương pháp kê khai

Nếu bạn đang nộp thuế khoán, quá trình chuyển đổi sang kê khai sẽ gồm các bước sau:

• Xác định nhu cầu chuyển đổi: Đánh giá thực tế hoạt động, nhu cầu mở rộng, tiếp cận vốn, những bất cập của phương pháp khoán hiện tại.
• Điều chỉnh hồ sơ thuế khoán: Căn cứ Thông tư số 40/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh thực hiện điều chỉnh, bổ sung tờ khai thuế khoán (Mẫu 01/CNKD). Trên tờ khai cần chọn mục “Hộ khoán chuyển đổi phương pháp tính thuế”.
  

  Mẹo nhanh: Thời hạn nộp tờ khai điều chỉnh là chậm nhất ngày thứ 10 kể từ ngày bắt đầu chuyển phương pháp tính thuế. Hãy lưu ý mốc thời gian này để tránh phát sinh rắc rối!

• Tuân thủ chế độ kế toán theo hướng dẫn mới (Thông tư 88/2021/TT-BTC): Theo chế độ này, hộ kinh doanh cần ghi chép sổ sách, lưu trữ chứng từ, hóa đơn điện tử một cách đầy đủ.

Chỉ sau khi hoàn tất các bước hành chính trên, từ kỳ tiếp theo, hộ kinh doanh sẽ thao tác kê khai, nộp thuế đúng theo chuẩn doanh nghiệp thu nhỏ.

Các lưu ý khi kê khai, nộp thuế theo phương pháp kê khai

Các thủ tục về kê khai thuế được quy định rất rõ ràng, minh bạch trong Thông tư 40/2021/TT-BTC, Điều 11. Sau đây là các điểm quan trọng nhất mà bạn không nên bỏ qua:

1. Hồ sơ khai thuế gồm những gì?

• Tờ khai thuế (mẫu số 01/CNKD) theo Thông tư 40/2021/TT-BTC.
• Phụ lục bảng kê hoạt động kinh doanh trong kỳ (mẫu 01-2/BK-HĐKD), chỉ phải nộp khi doanh thu cần xác nhận với cơ quan chức năng.

2. Hình thức nộp hồ sơ khai thuế

• Cổng Thuế điện tử: https://thuedientu.gdt.gov.vn, phân hệ “CÁ NHÂN”.
• Cổng Dịch vụ công quốc gia: https://dichvucong.gov.vn
• Ngoài ra, nếu chưa thuận tiện nộp online: Hãy gửi trực tiếp tại bộ phận “một cửa” của cơ quan thuế, hoặc qua bưu chính.

Tips ứng dụng nhanh: Đăng ký tài khoản cá nhân trên Cổng thuế điện tử chỉ mất khoảng 10–15 phút, bạn sẽ chủ động kê khai, tra cứu, nộp thuế mà không cần đến trực tiếp Chi cục thuế lần nào!

3. Nơi nộp hồ sơ khai thuế

• Ban quản lý Đội thuế nơi hộ/cá nhân kinh doanh đăng ký hoạt động.

4. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế

• Kê khai theo tháng: Chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Kê khai theo quý: Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo liền kề quý phát sinh nghĩa vụ thuế.

Mẹo nhớ ngày hạn: “Theo tháng – tới 20, theo quý – hết tháng đầu quý sau.”

5. Thời hạn nộp thuế

• Là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế.
• Nếu khai bổ sung, hạn nộp thuế là theo kỳ tính thuế có sai sót cần điều chỉnh.

6. Hình thức nộp thuế nhanh, thuận tiện

• App eTax Mobile: Tải trên điện thoại, thao tác dễ, linh hoạt xử lý truy xuất thông tin cá nhân, mã xác nhận OTP an toàn.
• Cổng Thuế điện tử hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia (tương tự đường truyền nộp hồ sơ khai).

7. Trường hợp tạm ngừng hoạt động kinh doanh

• Phải thông báo cho cơ quan thuế theo quy định (xem Điều 91 Nghị định 01/2021/NĐ-CP; Điều 12 Thông tư 86/2024/TT-BTC).
• Không cần nộp hồ sơ khai thuế trong thời gian tạm ngừng (trừ trường hợp ngừng không trọn tháng/quý so với kỳ kê khai đã đăng ký).

Các quy định mới đáng chú ý về hóa đơn điện tử, quản lý thuế cho hộ kinh doanh

Lộ trình “chính quy hóa” hộ kinh doanh đang được Chính phủ đẩy mạnh bằng hàng loạt quy định mới, bạn nên chủ động cập nhật:

• Từ 01/6/2025: Hộ kinh doanh nộp thuế khoán có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên phải dùng hóa đơn điện tử kết nối máy tính tiền.
  Đây là điểm mới quan trọng của Nghị định số 70/2025/NĐ-CP. Dùng hóa đơn điện tử giúp chứng từ, kê khai minh bạch, giảm tình trạng trốn thuế, tạo thuận lợi cả khi khách hàng cần xuất hóa đơn.
• Hướng tới xóa bỏ thuế khoán vào 01/01/2026:
  Theo Nghị quyết số 198/2025/QH15, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh sẽ từng bước chuyển sang kê khai thuế, không áp dụng khoán như trước, phù hợp nền kinh tế số và yêu cầu quản lý hiện đại.

Nhận định chuyên gia: Việc sử dụng hóa đơn điện tử kết nối máy tính tiền không chỉ phục vụ cho công tác quản lý thuế, mà còn là cơ hội để hộ kinh doanh làm quen với các giải pháp quản trị công nghệ mới, giảm “giấy tờ”, xử lý nhanh mọi nghiệp vụ bán hàng. Đừng ngần ngại! Bước đầu có thể tốn chút thời gian, nhưng khi thành thục sẽ thấy “lợi đủ đường”.

Mẹo nhỏ và lưu ý thực chiến cho hộ kinh doanh/tổ chức mới chuyển đổi

• Khởi đầu với sổ sách đơn giản: Đừng quá cầu toàn ngay từ đầu, chỉ cần đầy đủ các sổ thu/chi, lịch sử hóa đơn, tài khoản ngân hàng riêng biệt từng mảng hoạt động là tốt nhất.
• Tận dụng dịch vụ kế toán, tư vấn ban đầu: Trong 2–3 kỳ đầu chuyển đổi, nên có kế toán viên hoặc dịch vụ chuyên nghiệp tư vấn, tránh đi sai bước dẫn đến phải bổ sung, điều chỉnh nhiều lần.
• Chủ động tập huấn, tìm hiểu hướng dẫn mới từ cơ quan thuế: Hiện nay các Chi cục thuế, tổ chức như Kế toán Thuế Online (KTO) thường xuyên cập nhật tài liệu, tổ chức tập huấn miễn phí cho hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ. Đừng bỏ qua các kênh thông tin bổ ích này!

Một sự chủ động nhỏ hôm nay chính là nền tảng vững chắc để doanh nghiệp của bạn “trưởng thành” ngày mai. Đừng ngần ngại thay đổi, hãy biến mọi quy định mới thành lợi thế cạnh tranh cho bản thân mình!

Bạn hãy theo dõi các thông tin mới nhất và các tư vấn giá trị từ KTO tại website Kế toán Thuế Online và Facebook KTO. Kênh này cập nhật liên tục các chính sách, thủ tục kế toán-thuế, lưu ý thực tế dành cho cộng đồng doanh nghiệp nhỏ và hộ cá thể.

Tổng kết cho hành trình minh bạch – bền vững cùng chính sách thuế mới

Chuyển đổi từ nộp thuế khoán sang kê khai không đơn giản là một thủ tục hành chính, mà thực sự là “cánh cửa mới” giúp các hộ, cá nhân kinh doanh phát triển bền vững hơn, chuyên nghiệp hơn, dễ dàng vươn xa trên thương trường hiện đại. Đừng nhìn những thay đổi về thuế, kế toán là gánh nặng – chính đó là công cụ bảo vệ bạn trước rủi ro xét phạt, giúp bạn sớm tiếp cận vốn, đối tác, khách hàng lớn và xây dựng thương hiệu vững chãi hơn.

Tôi tin rằng, mọi khó khăn ban đầu chỉ là nhất thời, hãy chọn cho mình lộ trình chủ động, sáng suốt. Cùng với việc đồng hành của các đơn vị tư vấn giàu kinh nghiệm, bạn – những người chủ hộ, doanh nghiệp nhỏ – sẽ luôn là những “người khởi xướng” góp phần xây dựng một môi trường kinh doanh lành mạnh, minh bạch và phát triển vững chắc.

Hãy luôn “lắng nghe” các chính sách Nhà nước và cập nhật thông tin từ các kênh chuyên ngành, bởi sự chủ động của bạn hôm nay sẽ là ưu thế lớn cho tương lai. Nếu còn bất kỳ khúc mắc nào về thuế, kế toán, đừng ngần ngại chia sẻ để nhận được tư vấn sớm nhất, thuận lợi nhất!

Nguồn tham khảo và tài liệu hữu ích

• Thông tư số 40/2021/TT-BTC hướng dẫn thuế GTGT, thu nhập cá nhân, và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
• Thông tư số 88/2021/TT-BTC về chế độ kế toán cho hộ, cá nhân kinh doanh
• Nghị định số 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ cho hộ kinh doanh
• Nghị quyết số 198/2025/QH15 về cơ chế đặc biệt phát triển kinh tế tư nhân
• Cổng thông tin Thuế điện tử và Dịch vụ công quốc gia