Chia sẻ

Hướng dẫn chi tiết quản lý và hạch toán thu hộ, chi hộ cho doanh nghiệp

Posted on by Kế toán Online
02
Th7

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị vừa và nhỏ hoặc hộ kinh doanh cá thể, việc hỗ trợ, hợp tác với khách hàng và đối tác qua các khoản thu hộ, chi hộ dường như đã trở thành hoạt động thường nhật. Đằng sau sự linh hoạt ấy là thách thức lớn về minh bạch tài chính, tuân thủ các quy định về kế toán, thuế – điều mà nếu xử lý chưa hợp lý sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh và rủi ro pháp lý.

“Hiểu đúng – thực hiện chuẩn – quản lý minh bạch” là nguyên tắc quan trọng khi hạch toán các khoản thu hộ, chi hộ, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và tạo dựng uy tín với đối tác lẫn cơ quan quản lý nhà nước.

1. Hiểu đúng về thu hộ, chi hộ trong doanh nghiệp – Tại sao lại quan trọng?

Tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc phát sinh các khoản thu hộ, chi hộ không phải là hiếm gặp. Đôi khi, chỉ cần một giao dịch nhờ mua bộ văn phòng phẩm, hoặc ứng trước một khoản thanh toán cho khách hàng, đối tác là đã hình thành loại nghiệp vụ này. Tuy nhiên, không hiếm trường hợp, kế toán lúng túng khi phân biệt đâu là “thu hộ”, “chi hộ” thực sự – đâu là khoản phát sinh doanh thu, chi phí thực của đơn vị.

  • Thu hộ là việc doanh nghiệp/đơn vị nhận tiền thay cho một tổ chức/cá nhân khác, với nghĩa vụ sẽ chuyển tiếp khoản tiền đó cho đối tượng thực sự có quyền hưởng.
  • Chi hộ là việc doanh nghiệp đứng ra chi trả hộ một khoản tiền cho đối tác, khách hàng… Và sẽ thu lại đủ khoản đã chi từ người nhờ chi hộ.

Thực chất, cả hai loại hình này đều chỉ mang tính trung gian dòng tiền, không làm tăng hoặc giảm doanh thu, chi phí của doanh nghiệp nếu được xử lý đúng bản chất.

Điều quan trọng nhất là: Phải ghi nhận, hạch toán thu chi hộ tách biệt, rõ ràng – không để “lẫn” sang doanh thu, chi phí. Đó là cách duy nhất hạn chế sai sót, rủi ro khi đối chiếu số liệu nội bộ và làm việc với cơ quan thuế.

2. Thu hộ, chi hộ hạch toán vào tài khoản nào? – Lựa chọn tài khoản chuẩn theo thông tư 200

Việc xác định đúng tài khoản kế toán áp dụng là “chìa khóa” khi xử lý nghiệp vụ thu, chi hộ. Theo hướng dẫn tại Thông tư 200/2014/TT-BTC và thông lệ thực tế:

  • Khi doanh nghiệp phát sinh khoản chi hộ:
    • Nợ TK 1388 – Phải thu khác: Đối ứng khoản phải thu lại từ khách hàng, đối tác nhờ chi hộ.
    • Có TK 111 hoặc 112: Giảm quỹ tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng khi thực hiện chi hộ.
  • Khi doanh nghiệp nhận lại tiền chi hộ từ đối tượng nhờ chi:
    • Nợ TK 111, 112: Tăng tiền mặt hoặc tiền gửi.
    • Có TK 1388: Giảm khoản phải thu khác.
  • Khi doanh nghiệp thu hộ thay cho tổ chức/cá nhân khác:
    • Nợ TK 3388 – Phải trả khác: Phản ánh khoản tiền thu về nhưng sẽ trả cho bên được hưởng.
    • Có TK 111, 112: Tăng tiền mặt hoặc tiền gửi ở doanh nghiệp.
  • Khi doanh nghiệp trả lại tiền thu hộ cho người hưởng thụ cuối cùng:
    • Nợ TK 3388: Giảm khoản phải trả khác.
    • Có TK 111, 112: Giảm tiền mặt, tiền gửi khi thực hiện thanh toán.

Lưu ý quan trọng: Nếu khoản chi hộ được lập hóa đơn mang tên doanh nghiệp, nghiệp vụ đó sẽ không còn là chi hộ/thu hộ nữa mà trở thành chi phí/doanh thu thực tế của đơn vị, cần hạch toán theo bản chất phát sinh.

3. Hướng dẫn chi tiết cách hạch toán từng trường hợp thu hộ, chi hộ

3.1. Trường hợp chi hộ

  • Doanh nghiệp chi tiền hộ cho khách hàng/đối tác (theo yêu cầu hoặc hợp đồng):
    • Bút toán hạch toán:
      Nợ TK 1388
      Có TK 111, 112
  • Khi nhận lại khoản tiền đã chi hộ (khách hàng, đối tác trả lại):
    • Bút toán hạch toán:
      Nợ TK 111, 112
      Có TK 1388

3.2. Trường hợp thu hộ

  • Doanh nghiệp nhận khoản tiền từ bên thứ ba để chuyển cho đối tác, khách hàng (thu hộ):
    • Bút toán hạch toán:
      Nợ TK 3388
      Có TK 111, 112
  • Khi trả lại đúng số tiền thu hộ cho khách hàng hoặc đối tượng có quyền hưởng:
    • Bút toán hạch toán:
      Nợ TK 111, 112
      Có TK 3388

Bí quyết thực tế:
Hãy tạo các mã/nhóm khoản mục riêng biệt trên phần mềm kế toán cho tất cả khoản thu hộ, chi hộ. Điều này giúp truy vết nguồn gốc khoản thu, chi, thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra nội bộ lẫn làm việc với kiểm toán/thuế.

4. Hóa đơn, thuế với khoản thu hộ, chi hộ – Khi nào cần xuất hóa đơn?

Một trong những câu hỏi khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn là: Liệu thu hộ, chi hộ có phải xuất hóa đơn và thực hiện khai, nộp thuế?

  • Khi các khoản thu hộ, chi hộ thuần túy chỉ mang tính trung gian, không làm phát sinh giá trị cộng thêm, không liên quan trực tiếp đến hoạt động bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thì KHÔNG bắt buộc lập hóa đơn GTGT, không kê khai thuế GTGT.
  • Nếu khoản chi hộ phát sinh hóa đơn, chứng từ mang tên doanh nghiệp (đơn vị chi hộ), lúc đó đây được xem là chi phí thực tế:
    • Doanh nghiệp được ghi nhận vào chi phí và bắt buộc khi thu lại tiền từ đối tác, phải xuất hóa đơn GTGT, kê khai doanh thu, nộp thuế như quy định với hoạt động bán hàng hóa/dịch vụ.

Theo các công văn hướng dẫn thực tế và các văn bản hiện hành (ví dụ: Công văn 2519/CT-TTHT, Công văn 8999/CT-TTHT của Cục Thuế TP.HCM):

  • Nếu hóa đơn chi hộ đứng tên doanh nghiệp: Thu lại khoản này từ đối tác/phải lập hóa đơn bán hàng, kê khai thuế GTGT đúng loại hàng hóa/dịch vụ.
  • Nếu hóa đơn, chứng từ mang tên khách hàng hoặc đối tác: Giao nhận tiền thì chỉ cần lập chứng từ thu, chi nội bộ (phiếu thu, phiếu chi), không cần lập hóa đơn GTGT.

Lời khuyên: Khi thực hiện thu hộ, chi hộ – điều cần làm nhất là xác định chứng từ “đứng tên ai” để hạch toán và kê khai thuế cho đúng bản chất.

5. Ví dụ thực tế về hạch toán thu hộ, chi hộ trong doanh nghiệp nhỏ

5.1. Mô hình minh họa từng bước

Giả sử vào ngày 21/07/2025, Công ty X ủy quyền Công ty Y mua hộ một đơn hàng văn phòng phẩm trị giá 15 triệu đồng (VAT 10%, tổng cộng 16.500.000 đ), Công ty Y thanh toán cho nhà cung cấp bằng chuyển khoản ngân hàng, đến 31/07/2025 Công ty X mới chuyển tiền trả cho Công ty Y.

  • Nhà cung cấp xuất hóa đơn ghi tên Công ty X.
  • Công ty Y chỉ là bên trung gian thực hiện chi hộ và thu lại đúng số tiền đã chi.

Hạch toán nghiệp vụ tại doanh nghiệp chi hộ (Công ty Y):

  • Bước 1: Khi chi hộ cho Công ty X
    • Nợ TK 1388: 16.500.000 đ (Phải thu hộ từ Công ty X)
    • Có TK 112: 16.500.000 đ (Giảm tiền gửi ngân hàng)
  • Bước 2: Khi nhận lại tiền từ Công ty X
    • Nợ TK 112: 16.500.000 đ (Tăng tiền gửi ngân hàng)
    • Có TK 1388: 16.500.000 đ (Không còn phải thu nữa)

Đặc điểm ở đây: Do hóa đơn mua hàng đứng tên Công ty X nên khoản chi hộ này không làm tăng chi phí, không tăng doanh thu của Công ty Y. Quá trình này hoàn toàn là trung gian, thể hiện bản chất thực sự của nghiệp vụ thu, chi hộ.

Nếu chẳng may doanh nghiệp chi hộ mà hóa đơn lại đứng tên doanh nghiệp mình, bạn sẽ phải xuất hóa đơn bán hàng và tính vào doanh thu, phải nộp thuế đầy đủ!
Lưu ý quan trọng: Phải kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn trước khi thực hiện giao dịch chi hộ/thu hộ.

6. Những câu hỏi thường gặp về hạch toán thu hộ, chi hộ và lưu ý thực tiễn

  • Các khoản thu hộ, chi hộ có phải kê khai, nộp thuế không?
    Nếu không liên quan đến doanh thu, chi phí, không phát sinh giá trị gia tăng thì không phải kê khai, tính, nộp thuế GTGT. Nếu có phát sinh doanh thu thực sự, hóa đơn mang tên doanh nghiệp, phải thực hiện kê khai đủ.
  • Doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh có nên sử dụng dịch vụ thu hộ, chi hộ của ngân hàng?
    Dịch vụ thu hộ, chi hộ của ngân hàng mang lại sự an toàn, bảo mật, minh bạch và tiết kiệm thời gian đối chiếu, đối soát. Tuy nhiên, hãy cân nhắc chi phí dịch vụ. Trong trường hợp giao dịch có giá trị lớn hoặc cần tài liệu đối soát chuẩn mực với đối tác/khách hàng, việc sử dụng dịch vụ này là lựa chọn đảm bảo an tâm và hạn chế rủi ro.

Mẹo nhỏ quản lý thực tế:
Đừng quên lập hồ sơ (file) riêng cho từng giao dịch thu hộ, chi hộ; kẹp đầy đủ hóa đơn, chứng từ chuyển tiền, hợp đồng và đối chiếu định kỳ với đối tác cũng như bộ phận kế toán nội bộ!

7. Kinh nghiệm quản trị và phòng ngừa rủi ro: Tầm quan trọng của minh bạch và quy trình nội bộ

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc thiết lập quy trình xử lý thu hộ, chi hộ minh bạch – lưu trữ đầy đủ chứng từ sẽ là “áo giáp” bảo vệ trước mọi rủi ro khi bị kiểm toán, thanh tra hoặc khi có tranh chấp với đối tác.

  • Xây dựng biểu mẫu chuẩn về chứng từ thu hộ, chi hộ.
  • Training nhân viên kế toán phân biệt các loại nghiệp vụ, xác định đúng tính chất khoản thu chi trước khi hạch toán.
  • Phối hợp với bộ phận pháp chế/kinh doanh để rà soát hợp đồng có điều khoản về thu hộ, chi hộ rõ ràng.
  • Định kỳ đối chiếu với khách hàng, đối tác và lưu trữ bản cứng/bản điện tử đầy đủ từng giao dịch.

Chuyên gia KTO nhấn mạnh: Việc quản lý tốt các nghiệp vụ thu hộ, chi hộ không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả mà còn xây dựng niềm tin với đối tác, khách hàng lẫn cơ quan quản lý. Đừng xem nhẹ vì nghĩ “chỉ là trung gian” – hãy biến sự minh bạch thành nền tảng cho sự phát triển bền vững.

8. So sánh một số mô hình thu hộ, chi hộ phổ biến & mẹo chọn lựa phương án phù hợp

Tiêu chí Thu hộ/chi hộ nội bộ Qua ngân hàng/dịch vụ chuyên nghiệp
Chi phí Không phát sinh phí dịch vụ Có thể phát sinh phụ phí (tuỳ ngân hàng/dịch vụ)
Bảo mật & an toàn Phụ thuộc vào quy trình nội bộ, dễ phát sinh rủi ro giấy tờ Cao, minh bạch, có chứng từ điện tử, đối chiếu tức thời
Tiện lợi kiểm soát Chủ yếu thủ công, dễ sai sót, phụ thuộc năng lực kế toán Tự động hóa đa phần, tích hợp với phần mềm quản lý tài chính
Tính pháp lý Mạnh khi lưu trữ hồ sơ đầy đủ Rất mạnh, luôn có tài liệu hợp đồng/chứng từ đối soát của ngân hàng

Gợi ý: Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ cá thể – nếu giá trị giao dịch không lớn, thực hiện bằng phương thức nội bộ nhưng quy trình đủ chặt, có kiểm soát là khá ổn. Tuy nhiên, với dòng tiền lớn, ưu tiên sử dụng dịch vụ ngân hàng hoặc bên trung gian uy tín để bảo vệ quyền lợi và trách nhiệm pháp lý.

9. Một số lưu ý vàng dành cho kế toán – doanh nghiệp nhỏ trong xử lý thu hộ, chi hộ

  • Luôn kiểm tra kỹ đối tượng xuất hóa đơn (tên người mua) trong giao dịch liên quan thu hộ, chi hộ.
  • Tách biệt hoàn toàn các giao dịch thu hộ, chi hộ khỏi doanh thu, chi phí thực tế để không sai sót số liệu quyết toán.
  • Sử dụng phần mềm kế toán có chức năng hạch toán tự động hóa cho loại nghiệp vụ thu hộ, chi hộ (nếu có thể).
  • Tăng cường trao đổi với khách hàng, đối tác về quy trình đối chiếu – hoàn trả khoản thu/chi hộ, giảm thiểu tranh chấp sau này.

Mẹo nhanh:
Luôn soạn sẵn check-list về chứng từ, kiểm tra mỗi lần phát sinh nghiệp vụ thu hộ/chi hộ: hóa đơn, hợp đồng, phiếu thu/phiếu chi, xác nhận chuyển khoản...

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, sự cẩn trọng và trách nhiệm trong từng chi tiết nhỏ của nghiệp vụ kế toán chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp vững tin phát triển.

Quản lý tốt các nghiệp vụ thu hộ, chi hộ không chỉ là yêu cầu tuân thủ pháp luật, mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ xây dựng sự minh bạch – chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác lẫn cơ quan nhà nước. Đừng để những “cái bẫy nhỏ” phát sinh từ sai sót chứng từ hoặc định khoản trở thành rào cản cho sự bứt phá của doanh nghiệp bạn.

Nếu bạn còn nhiều băn khoăn, hãy chủ động cập nhật kiến thức, chủ động tìm hiểu thông tin mới nhất về chế độ kế toán, thuế liên quan từ các nguồn uy tín. Đội ngũ chuyên gia Kế toán Thuế Online (KTO) luôn đồng hành, chia sẻ kiến thức thực tế và kinh nghiệm cập nhật nhất, giúp doanh nghiệp bạn tự tin tuân thủ và phát triển bền vững.

Đừng ngần ngại, hãy để mỗi khoản thu hộ, chi hộ đều ghi dấu sự chuyên nghiệp – minh bạch của doanh nghiệp trong từng bước chinh phục thị trường!

Bạn có thể theo dõi thêm các thông tin mới nhất, kinh nghiệm thực tế và các tư vấn chuyên sâu từ KTO tại website Kế toán Thuế Online cũng như trên Facebook KTO để không bỏ lỡ những cập nhật quan trọng.

Nguồn tham khảo

  • Thông tư 200/2014/TT-BTC – Chế độ kế toán doanh nghiệp;
  • Công văn 2519/CT-TTHT ngày 24/03/2016 của Cục Thuế TP.HCM;
  • Công văn 8999/CT-TTHT ngày 23/10/2014 của Cục Thuế TP.HCM;
  • Website Tổng cục Thuế, Kế toán Thuế Online (KTO).