Trong hành trình phát triển của mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc hộ kinh doanh cá thể, việc duy trì sự chủ động trước những thay đổi trong môi trường pháp lý và công nghệ luôn là yếu tố then chốt để phát triển bền vững. Sự linh hoạt thích nghi, chủ động cập nhật thông tin kịp thời không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành suôn sẻ mà còn góp phần nâng cao uy tín với cơ quan chức năng cũng như đối tác, khách hàng trên thị trường. Đặc biệt, với tốc độ chuyển đổi số hiện nay, các thay đổi về hệ thống CNTT của ngành thuế thường kéo theo những ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động kế toán, kê khai và nộp thuế của mọi tổ chức kinh doanh.
Lý do và bối cảnh nâng cấp hệ thống CNTT của ngành thuế
Ngành thuế Việt Nam đang từng bước hiện đại hóa bộ máy quản lý và các hệ thống công nghệ thông tin nhằm đáp ứng yêu cầu hội nhập, minh bạch, thuận tiện hơn cho người nộp thuế. Sự chuyển đổi này diễn ra đồng thời với những quy định mới, cũng như yêu cầu xắp xếp tổ chức theo hướng mới.
- Đáp ứng mô hình quản lý hành chính hai cấp: Theo chủ trương sắp xếp các cơ quan thuế địa phương, việc vận hành hệ thống CNTT mới sẽ đảm bảo phù hợp, nhất quán giữa các cấp quản lý, tạo thuận lợi hơn cho cả cơ quan thuế và người nộp thuế.
- Cập nhật các quy định thuế mới có hiệu lực từ 01/7/2025: Việc nâng cấp hệ thống để tích hợp, vận hành các quy định thuế mới một cách trơn tru là điều đặc biệt quan trọng. Nếu doanh nghiệp không nắm được, rất dễ gặp phải những trở ngại khi thực hiện kê khai, nộp thuế.
- Gia tăng hiệu quả phục vụ người dân và doanh nghiệp: Thời đại số hóa đòi hỏi các quy trình điện tử ngày càng phải nhanh chóng, ổn định, bảo mật và thân thiện với người sử dụng để giảm áp lực thủ tục giấy tờ, tiết kiệm thời gian chi phí.
“Trong bối cảnh nền kinh tế số, việc chủ động thích ứng với các thay đổi của ngành thuế là chiến lược đi trước đón đầu, giúp doanh nghiệp nhỏ tăng lợi thế cạnh tranh.”
Thông báo tạm dừng Trang thông tin điện tử Cục Thuế để nâng cấp hệ thống
Theo thông báo chính thức từ Cục Thuế, nhằm phục vụ tốt nhất cho quá trình nâng cấp và chuyển đổi hệ thống CNTT, các Trang thông tin điện tử của Cục Thuế trên toàn quốc sẽ tạm dừng hoạt động trong thời gian ngắn.
- Thời gian tạm dừng: Từ 18h00 ngày 27/6/2025 (Thứ Sáu) đến 8h00 ngày 01/7/2025 (Thứ Ba).
- Phạm vi ảnh hưởng: Tất cả các hệ thống thuế điện tử thuộc Cục Thuế.
- Lý do: Phục vụ nâng cấp hệ thống CNTT, đáp ứng yêu cầu xắp xếp cơ quan thuế theo mô hình quản lý mới, đồng thời cập nhật các quy định về thuế sẽ có hiệu lực từ 01/7/2025.
- Sau thời gian trên: Các hệ thống sẽ hoạt động bình thường và tối ưu hơn về nhiều mặt.
“Đây là khoảng thời gian bảo trì định kỳ quan trọng, nhằm đảm bảo mọi quy trình kê khai, truy xuất thông tin thuế từ ngày 01/7/2025 được vận hành thông suốt, minh bạch và thuận tiện nhất.”
Các dịch vụ nào sẽ bị gián đoạn trong thời gian này?
Dưới đây là những dịch vụ, tính năng mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần lưu ý vì sẽ bị tạm ngưng trong khoảng thời gian 27/6/2025 – 01/7/2025:
- Truy cập thông tin trên Trang thông tin điện tử của Cục Thuế: Không tra cứu được các văn bản, biểu mẫu, tra cứu thông tin mã số thuế, tra cứu hồ sơ thuế qua hệ thống.
- Kê khai thuế điện tử, nộp thuế điện tử: Ngưng tạm thời tiếp nhận các tờ khai thuế, báo cáo hoặc giao dịch trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế.
- Tra cứu, xác thực hóa đơn điện tử: Một số chức năng xác thực hoặc kiểm tra hóa đơn có thể bị ảnh hưởng tạm thời.
- Các dịch vụ hỗ trợ trực tuyến khác: Chức năng đặt câu hỏi, hỗ trợ các vướng mắc cũng sẽ bị tạm gián đoạn.
Lưu ý, các dịch vụ nội bộ doanh nghiệp như phần mềm kế toán offline vẫn có thể vận hành bình thường, nhưng các giao dịch với hệ thống thuế điện tử buộc phải trì hoãn đến hết thời gian bảo trì.
Ảnh hưởng thực tế với doanh nghiệp vừa, nhỏ và hộ kinh doanh cá thể
Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, hay hộ kinh doanh cá thể vốn phụ thuộc nhiều vào các dịch vụ thuế điện tử vì sự nhanh chóng, tiết kiệm chi phí, việc tạm dừng này có thể gây một số bất tiện nhất định nếu không chủ động điều chỉnh lịch làm việc.
- Chậm trễ trong kê khai tờ khai thuế hạn cuối tháng/quý: Nếu doanh nghiệp đang lên kế hoạch nộp các tờ khai, báo cáo vào cuối tháng 6/2025, rất dễ rơi vào thời điểm hệ thống bảo trì.
- Dễ phát sinh lỗi giao dịch hoặc thiếu dữ liệu: Nhiều trường hợp do thao tác vội vàng hoặc không nắm được thời điểm bảo trì, dẫn đến thiếu sót hồ sơ, gửi nhầm thời điểm, thiếu xác nhận điện tử.
- Khó đặt lịch hẹn với cán bộ thuế hoặc xin ý kiến phản hồi: Những trao đổi trực tuyến, xác minh thông tin nhanh buộc phải tạm lùi lại, chậm chu trình kế toán – thuế nội bộ.
“Khoảng thời gian tạm ngưng này, nếu doanh nghiệp chủ động xem xét, chuẩn bị kỹ sẽ không ảnh hưởng nhiều đến kế hoạch hoạt động chung. Quan trọng nhất là biết sớm để có quyết định hợp lý.”
Mẹo nhỏ giúp doanh nghiệp hạn chế tác động của việc bảo trì hệ thống
- Lập kế hoạch kê khai, nộp thuế sớm hơn thời hạn bảo trì: Đừng chờ đến ngày cuối cùng của tháng/quý mới xử lý hồ sơ; tập thói quen hoàn thiện chứng từ trước 2–3 ngày so với hạn tối đa.
- Kiểm tra thông báo chính thức từ cơ quan thuế: Dù kế hoạch có thể thay đổi, nhưng luôn theo dõi thông báo mới nhất trên trang của ngành thuế hoặc các kênh chính thức quen thuộc.
- Bố trí nhân sự thay ca trong những ngày trước-bảo trì: Đối với doanh nghiệp có khối lượng hồ sơ lớn, hãy tăng cường kiểm tra, soát lại toàn bộ tờ khai, chứng từ trước ngày 27/6/2025.
- In và lưu trữ hồ sơ tài liệu quan trọng: Những giấy tờ cần phục vụ kiểm tra, đối chiếu hoặc báo cáo bất ngờ nên chuẩn bị bản cứng dự phòng, phòng khi cần truy cứu trong thời gian hệ thống không hoạt động.
- Chủ động liên hệ cán bộ thuế, chuyên gia tư vấn trước giai đoạn bảo trì: Bất cứ thắc mắc hoặc nhu cầu hỗ trợ nào nên được trao đổi sớm, tránh để dồn việc sang đầu tháng 7 dẫn đến quá tải hoặc chậm trễ.
Mẹo nhanh:
Tốt nhất hãy hoàn công tác kê khai, gửi báo cáo thuế trước ngày 27/6/2025. Nếu phát hiện sai sót, sửa đổi sau khi hệ thống vận hành trở lại sẽ thuận lợi hơn.
Kinh nghiệm thực tế tư vấn cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong các kỳ nâng cấp hệ thống
Từ kinh nghiệm tư vấn thực tế cho hàng trăm doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy rằng:
- Rủi ro lớn nhất xuất hiện khi các bên thụ động: Phần lớn doanh nghiệp gặp rủi ro lỗi hồ sơ, chậm nộp phạt là do không cập nhật thông báo hoặc chủ quan đợi đến phút cuối cùng, dẫn tới mọi dịch vụ bị “nghẽn” cùng lúc bảo trì.
- Doanh nghiệp chủ động luôn giữ được lợi thế: Các doanh nghiệp đã lên lịch, giao việc từ đầu, thậm chí nhắc nhau trong nhóm chat hoặc treo lịch công việc tại văn phòng, hầu như không bị ảnh hưởng bởi kế hoạch bảo trì hệ thống thuế.
- Nhiều chủ hộ kinh doanh dễ bị động nhất: Đặc thù vừa kinh doanh vừa tự xử lý giấy tờ, nhiều chủ hộ kinh doanh chưa có thói quen tiếp cận thông báo online, vô tình lỡ hạn, lỡ kế hoạch.
Hãy coi mọi kỳ bảo trì hệ thống CNTT của ngành thuế là cơ hội để “rèn luyện tác phong chuyên nghiệp”, đẩy mạnh tổ chức công việc rõ ràng & dự phòng theo đúng phương châm “phòng hơn chống”.
Gợi ý xây dựng quy trình nội bộ để phòng tránh rủi ro khi hệ thống thuế điện tử bảo trì
1. Thiết lập lịch nhắc việc tự động
- Sử dụng phần mềm quản lý công việc (Google Calendar, Outlook, Asana,….) để cài nhắc lịch làm tờ khai, nộp thuế định kỳ.
- Chia sẻ lịch này cho toàn bộ cá nhân/bộ phận liên quan trong doanh nghiệp và gửi nhắc một tuần trước thời gian bảo trì hệ thống.
2. Đào tạo, hướng dẫn nhân sự về chính sách bảo trì định kỳ
- Phổ biến thông báo của Cục Thuế tới toàn bộ kế toán, chủ doanh nghiệp, nhân viên bán hàng,… để không ai bị động.
- Treo bảng thông báo tại văn phòng hoặc gửi email nhắc lịch bảo trì, lịch nộp thuế, hạn hoàn thiện tờ khai.
3. Chuẩn hóa quy trình lưu trữ, in ấn tài liệu
- Duy trì bản mềm và bản cứng của tất cả hồ sơ quyết toán, báo cáo, chi tiết sổ sách kế toán.
- Tạo bộ tài liệu dự phòng đề phòng các trường hợp phải đối chiếu chứng từ đúng vào lúc hệ thống đang bảo trì.
4. Thường xuyên cập nhật các quy định, chính sách mới
Ngay khi có thông tin mới từ Cục Thuế hoặc các ban ngành liên quan, nên:
- Chủ động đăng ký nhận bản tin/tin nhắn nhắc việc từ các kênh chính thức.
- Theo dõi tư vấn, phân tích thực tế từ các đơn vị uy tín, chuyên nghiệp như phòng Kế toán, cổng thông tin thuế của địa phương,…
“Chỉ cần một chút chủ động, mọi thay đổi chính sách, nâng cấp hệ thống sẽ trở thành lợi thế cạnh tranh của chính doanh nghiệp, không còn là nỗi lo thường trực.”
So sánh: Hành xử chủ động – thụ động với bảo trì hệ thống và kết quả thực tiễn
| Tiêu chí | Doanh nghiệp chủ động | Doanh nghiệp thụ động |
|---|---|---|
| Kế hoạch kê khai, nộp thuế | Làm trước hạn tối thiểu 2–3 ngày, dự phòng bất ngờ | Chờ sát giờ hệ thống đóng, dễ gặp lỗi, nghẽn hồ sơ |
| Khắc phục sai sót | Có thời gian rà soát, chỉnh lại hồ sơ, ít rủi ro bị phạt | Dễ thiếu giấy tờ, sửa muộn – phát sinh phạt, lỡ kế hoạch |
| Tâm lý làm việc | Chủ động, nhẹ nhàng, không lo lắng | Bị động, lo âu, căng thẳng khi hệ thống gián đoạn |
| Quan hệ với cơ quan thuế | Được đánh giá cao về tác phong làm việc | Dễ bị nhắc nhở, kiểm tra thêm hồ sơ |
Chỉ cần một sự đầu tư nhỏ cho việc chủ động, doanh nghiệp hoàn toàn kiểm soát được rủi ro và dành thời gian cho các hoạt động tạo giá trị thay vì “chữa cháy” khi hệ thống thuế dừng hoạt động đột ngột.
Thông điệp chuyên gia: Sẵn sàng cho chuyển đổi số ngành thuế
Thực tế cho thấy, chuyển đổi số ngành thuế và mọi thay đổi quy chế pháp luật đều hướng tới phục vụ tốt hơn cho doanh nghiệp và người dân. Một hệ thống thuế điện tử hiện đại, minh bạch giúp giảm bớt sức người, nguồn lực, giúp bạn tập trung vào vận hành – phát triển kinh doanh thay vì chìm đắm trong giấy tờ. Sự thích nghi văn minh với những đợt chuyển đổi ngắn hạn là yếu tố quyết định để doanh nghiệp nhỏ tồn tại, cạnh tranh đối mặt những giai đoạn khó khăn.
Hãy coi những đợt nâng cấp, bảo trì hệ thống như một cơ hội để nhìn lại quy trình nội bộ, xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp, sẵn sàng đón nhận các xu hướng số hóa trong tương lai gần.
Bạn hãy cập nhật các thông tin mới nhất và nhận tư vấn thực tiễn từ đội ngũ chuyên gia Kế toán Thuế Online (KTO) tại website Kế toán Thuế Online và Facebook KTO để luôn chủ động trong mọi tình huống, vận hành doanh nghiệp hiệu quả, đúng chuẩn pháp luật.
Nguồn tham khảo, tài liệu đọc thêm
- Thông báo chính thức từ Tổng cục Thuế – Bộ Tài chính
- Cổng thông tin điện tử ngành thuế Việt Nam – https://www.gdt.gov.vn
- Các quy định thuế và pháp luật mới trên website các Cục Thuế địa phương
- Tư vấn chuyên gia kế toán, thuế và quản trị doanh nghiệp vừa & nhỏ
Mong rằng qua bài viết này, mỗi cá nhân, tổ chức sẽ luôn sẵn sàng cho mọi thay đổi trong môi trường số, chủ động thực thi nghĩa vụ thuế – tài chính, góp phần vào sự phát triển bền vững chung của đất nước. Cùng đồng hành, chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức thực tiễn và không ngừng học hỏi là chìa khóa thành công cho cộng đồng doanh nghiệp Việt!